Personio-Alternativen für kleine Teams

Warum suchen Sie eine Personio-Alternative?

Montagmorgen, kurz nach acht. Ihr Steuerberater will bis Mittwoch die Stunden der beiden Minijobber, eine Kollegin fragt nach ihrem Resturlaub, und die Antwort steht in einer Excel-Tabelle, die nur Sie verstehen. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 müssen Arbeitszeiten ohnehin erfasst werden. Also buchen Sie eine Personio-Demo. Danach liegt ein Angebot auf dem Tisch, mit Einrichtungsgebühr und zwölf Monaten Laufzeit, gebaut für ein Unternehmen mit HR-Abteilung.

Genau dann tippen viele „Personio-Alternative“ in die Suche. Nicht weil Personio schlecht wäre, sondern weil es für eine andere Unternehmensgröße gemacht ist. Diese Seite soll Ihnen bei der Entscheidung helfen, auch dort, wo die ehrliche Antwort lautet: Bleiben Sie bei Personio.

Wann ist Personio die richtige Wahl?

Personio ist seit Jahren am Markt, und das merkt man. Wenn die meisten dieser Punkte auf Sie zutreffen, sind Sie dort gut aufgehoben:

• Sie haben 10 Mitarbeitende oder mehr und wachsen weiter. Personio nennt als Zielgruppe Unternehmen mit 10 bis 10.000 Beschäftigten.
• Die Lohnabrechnung soll eng am HR-Tool hängen. Schon der Core-Tarif enthält die vorbereitende Lohnabrechnung, dazu gibt es Personio Payroll und eine Anbindung an DATEV LODAS sowie Lohn und Gehalt.
• Sie wollen einen etablierten Anbieter. Personio spricht von über 16.000 Unternehmen als Kunden und mehr als 200 Integrationen. Mehrere Gesellschaften verwaltet der Pro-Tarif.
• Jemand kümmert sich hauptberuflich um Personal. Ein so umfangreiches System lohnt sich, wenn es jede Woche wirklich genutzt wird.

Wenn das Ihr Unternehmen beschreibt, buchen Sie die Personio-Demo. Ganz ehrlich.

Wann ist eine günstige Personio-Alternative sinnvoller?

Anders sieht es aus, wenn das Unternehmen klein ist und Personalarbeit Nebensache. Dann gewinnt meist das schlankere Werkzeug:

• Sie sind unter 30 Personen. Sie brauchen Urlaub, Zeiten, Dokumente und einen Ort für Lohnzettel. Stellenplanung und Positionsverwaltung brauchen Sie nicht.
• Die Lohnabrechnung macht ohnehin der Steuerberater. Dann zahlen Sie für Abrechnungstiefe im HR-Tool doppelt.
• Sie möchten erst testen, dann reden. Personio verweist für den genauen Preis auf eine Demo. Manche Teams wollen sich einfach anmelden und ausprobieren.
• Sie wollen sich nicht lange binden. Das Jahresabo bei Personio läuft mindestens 12 Monate. HR FLARE rechnen Sie monatlich oder jährlich ab, ohne Jahresbindung.

So funktionieren die Preise. Auf seiner englischsprachigen Preisseite nennt Personio einen Einstieg ab 7,60 Euro pro Mitarbeitendem und Monat, plus einmalige Einrichtungsgebühr je nach Unternehmensgröße. Der tatsächliche Preis kommt als individuelles Angebot nach einer Demo. HR FLARE veröffentlicht pauschale Preise nach Teamgröße: bis 5 Personen kostenlos, bis 10 Personen $29 und bis 30 Personen $79 im Monat. Personio rechnet in Euro, HR FLARE in US-Dollar. Vergleichen Sie deshalb Ihr konkretes Angebot, nicht die Einstiegspreise.

Gibt es Personio-Alternativen kostenlos?

Ja, aber lesen Sie genau hin. Die meisten Anbieter werben mit „kostenlos testen“ und meinen damit eine Testphase: Kenjo nennt 14 Tage, Factorial eine Testversion ohne Kreditkarte, HRworks einen kostenlosen Test. Danach wird es kostenpflichtig. HR FLARE ist für bis zu 5 Mitarbeitende dauerhaft kostenlos, mit allen Funktionen und ohne Testuhr. Für ein kleines Büro, eine Praxis oder einen Handwerksbetrieb mit wenigen Leuten reicht das oft schon.

Factorial, Kenjo oder HRworks: wer passt zu wem?

Factorial kommt Personio am nächsten, nur mit niedrigerem Einstieg. Die Preisseite nennt ab 8 Euro pro Monat und User, den genauen Preis gibt es als individuelles Angebot. Die Lohnabrechnung wird vorbereitet und per DATEV-Anbindung oder Export an Ihre Lohnsoftware übergeben. Schichtplanung ist ebenfalls im Angebot. Die Testversion startet ohne Kreditkarte, danach brauchen Sie einen Tarif.

Kenjo versteht sich als Software für kleine und mittlere Unternehmen. Schichtplanung steckt schon im Starter-Tarif. Wenn Sie Schichten zuweisen müssen, ist Kenjo die passendere Wahl als HR FLARE. Den Preis pro Kopf ermittelt ein Rechner auf der Website, testen können Sie 14 Tage lang kostenlos.

HRworks richtet sich ausdrücklich an den Mittelstand. Es gibt keine Mindestlaufzeit, berechnet werden aber mindestens 20 Nutzer, den Preis erhalten Sie auf Anfrage. Die Stärke liegt in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Lohnbüros: Lohndaten werden vorbereitet und an DATEV oder ADDISON übergeben. Für ein Team mit acht Leuten ist die Mindestmenge allerdings ein Thema.

Was HR FLARE nicht kann

Das sollen Sie lieber hier lesen als in der zweiten Woche:

• Keine Lohnsteuerberechnung. HR FLARE verwaltet Lohndaten und Lohnzettel mit Brutto, Abzügen und Netto. Lohnsteuer und Sozialversicherung berechnet es nicht, und es ersetzt kein DATEV. Das bleibt beim Steuerberater.
• Kein Dienstplan. Jede Person plant ihre eigene Woche als Arbeit, Homeoffice, frei oder unterwegs. Alle sehen den Wochenplan des Teams mit genehmigtem Urlaub. Schichten zuweisen, tauschen oder GPS-Ortung gibt es nicht.
• Ein jüngeres Produkt. Personio hat viele Jahre Vorsprung und einen großen Marktplatz. HR FLARE verbindet sich mit GitHub, Google Kalender, Google Sheets, Slack, der Google-Anmeldung sowie ChatGPT oder Claude. Mehr sind es derzeit nicht.
• Keine Urlaubssperren. Führungskräfte genehmigen Anträge, eine automatische Sperre für bestimmte Tage oder eine Obergrenze für gleichzeitige Abwesenheiten gibt es nicht.

Was bekommen Sie mit HR FLARE?

Für ein kleines Team deckt HR FLARE den Alltag mit einem Login ab:

• Mitarbeiterverzeichnis mit Profilen, Organigramm, Dokumentenablage und Onboarding-Checklisten.
• Ein- und Ausstempeln im Browser, in der Mac-App oder auf dem Handy, mit Stundenzetteln zur Freigabe.
• Urlaubsanträge mit Genehmigung, Urlaubskonten mit Jahresanspruch oder monatlicher Ansammlung, Übertrag von Resturlaub, Feiertage werden berücksichtigt.
• Spesen mit Belegerkennung, E-Signatur, Mitarbeitergespräche, Ankündigungen und Teamchat.
• Stellenanzeigen mit öffentlicher Karriereseite, wobei die KI jeden Lebenslauf liest und die Bewerbung ausfüllt.
• Ein KI-Assistent, der Fragen zu Ihren eigenen Personaldaten beantwortet und Aufgaben erledigt, auch aus ChatGPT oder Claude heraus.

Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch, die Datenhaltung ist auf die DSGVO ausgelegt, und alle Daten lassen sich exportieren. Im Urlaubsantrag steht ein Grund als Freitext, ein Feld für Diagnosen gibt es nicht. Die genauen Tarife finden Sie auf der Preisseite.

Wie wechseln Sie, ohne eine Woche zu verlieren?

Fangen Sie klein an: mit dem kostenlosen Tarif und zwei, drei Leuten statt der ganzen Belegschaft. Legen Sie die Urlaubsregeln an und lassen Sie eine Woche lang stempeln und Urlaub beantragen. Liegt Ihre Mitarbeiterliste in Google Sheets, kann HR FLARE sie einlesen. Klappt es, laden Sie alle ein. Klappt es nicht, haben Sie einen Nachmittag verloren und keinen Vertrag unterschrieben. Gibt es bei Ihnen einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn früh ein, denn bei Zeiterfassung redet er in der Regel mit.