Urlaubsanspruch berechnen, ohne im Gesetz zu blättern

Wie berechnet man den Urlaubsanspruch Schritt für Schritt?

Dienstagmorgen, halb neun. Die neue Mitarbeiterin fragt in ihrer zweiten Woche, wie viele Urlaubstage sie dieses Jahr noch hat. Im Vertrag stehen 30 Tage. Aber sie hat erst im Juli angefangen, arbeitet vier Tage die Woche, und irgendwo im Hinterkopf ist da noch diese Sache mit den sechs Monaten... Genau für diesen Moment ist der Rechner oben gebaut.

Die gute Nachricht: Die Rechnung ist gar nicht kompliziert, wenn man die Schritte in der richtigen Reihenfolge geht. Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gibt den Rahmen vor, Ihr Arbeitsvertrag legt meist mehr Urlaub obendrauf. So gehen Sie vor:

1. Vertragsurlaub nehmen. Die Zahl im Vertrag bezieht sich fast immer auf eine Vollzeitstelle, meist mit fünf Arbeitstagen.
2. Auf die eigenen Arbeitstage umrechnen. Urlaubstage × eigene Arbeitstage ÷ Arbeitstage der Vollzeit.
3. Mit dem Minimum vergleichen. Gesetzlich sind es vier Wochen, also vier mal Ihre Arbeitstage pro Woche. Der höhere Wert gilt.
4. Ganzes Jahr oder Teilurlaub? Das entscheiden Eintritt, Austritt und die Wartezeit von sechs Monaten.
5. Runden. Bei Teilurlaub: Bruchteile ab einem halben Tag aufrunden (§ 5 Abs. 2). Kleinere Bruchteile bleiben stehen, beim vollen Jahresurlaub wird nicht gerundet.
6. Zusatzurlaub addieren, wenn eine Schwerbehinderung vorliegt.

Ein Wort zur Einordnung: Der Rechner wendet genau diese gesetzlichen Regeln an und behandelt den Mehrurlaub aus dem Vertrag genauso. Viele Verträge und Tarifverträge regeln den Mehrurlaub über dem Minimum aber anders. Dann gilt, was dort steht.

Wie rechnet man den Urlaubsanspruch bei Teilzeit um?

Teilzeit heißt nicht automatisch weniger Urlaub. Entscheidend ist nicht, wie viele Stunden jemand arbeitet, sondern an wie vielen Tagen. Wer an fünf Tagen jeweils vier Stunden arbeitet, hat genauso 30 Urlaubstage wie die Vollzeitkollegin. Ein Urlaubstag ist für sie eben ein Tag mit vier Stunden.

Anders bei weniger Arbeitstagen. Hier wird umgerechnet, und das Ergebnis ist fair: Sechs Wochen Urlaub bleiben sechs Wochen, egal ob man drei oder fünf Tage die Woche arbeitet. Bei einem Vertrag mit 30 Tagen für die Fünftagewoche sieht das so aus:

Das gilt übrigens genauso für Minijobber. Eine Aushilfe, die zwei Tage pro Woche kommt, hat bei 30 Vertragstagen für Vollzeit Anspruch auf 12 Urlaubstage, mindestens aber auf die gesetzlichen 8. Das wird im Alltag erstaunlich oft vergessen.

Ändert sich die Zahl der Arbeitstage mitten im Jahr, etwa von fünf auf drei Tage, wird es kniffliger. Dann rechnet man die Zeiträume getrennt. Der Rechner geht von einer festen Verteilung im ganzen Jahr aus.

Wie viel Urlaub gibt es bei Eintritt im laufenden Jahr?

Hier kommt die Wartezeit ins Spiel. Nach § 4 BUrlG entsteht der volle Urlaubsanspruch erst, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate besteht. Die spannende Frage ist also: Endet die Wartezeit noch im selben Kalenderjahr?

• Beginn am 1. März 2026: Die Wartezeit endet am 31. August. Es gibt die vollen 30 Tage.
• Beginn am 1. Juli 2026: Die Wartezeit endet am 31. Dezember, gerade noch rechtzeitig. Auch hier volle 30 Tage.
• Beginn am 2. Juli 2026: Die Wartezeit endet erst am 1. Januar 2027. Jetzt gilt Teilurlaub nach § 5 Abs. 1a: 5 volle Monate, also 30 × 5 ÷ 12 = 12,5 Tage, aufgerundet 13 Tage.
• Beginn am 1. Oktober 2026: 3 volle Monate, 7,5 Tage, aufgerundet 8 Tage.

Ein einziger Tag Unterschied, 17 Urlaubstage weniger. Das überrascht fast jeden, der es zum ersten Mal sieht. Wer also Einstellungen plant, sollte das Startdatum mit Blick auf den Urlaub bewusst wählen.

Wechselt jemand im Laufe des Jahres von einem anderen Arbeitgeber zu Ihnen, gibt es keinen doppelten Anspruch (§ 6 BUrlG). Urlaub, den der alte Arbeitgeber schon gewährt hat, wird angerechnet. Dafür muss der alte Arbeitgeber beim Ausscheiden eine Urlaubsbescheinigung ausstellen.

Wie viel Urlaub bleibt beim Austritt?

Beim Austritt zählt, wann im Jahr jemand geht und ob die Wartezeit schon erfüllt war. Die drei häufigsten Fälle, jeweils mit 30 Vertragstagen gerechnet:

Der Fall 30. September überrascht viele Chefs: Wer in der zweiten Jahreshälfte geht, behält beim gesetzlichen Urlaub den vollen Jahresanspruch. Den Mehrurlaub darüber kürzen viele Verträge trotzdem anteilig, und das ist zulässig, wenn es klar vereinbart ist. Ein Blick in den Vertrag lohnt sich also.

Und was nicht mehr genommen werden kann, verfällt beim Austritt nicht einfach. Nach § 7 Abs. 4 BUrlG wird er abgegolten, also ausgezahlt.

Was gilt bei einer Schwerbehinderung?

Schwerbehinderte Menschen mit einem Grad der Behinderung ab 50 bekommen nach § 208 SGB IX Zusatzurlaub: fünf Arbeitstage bei einer Fünftagewoche. Bei anderer Verteilung wird umgerechnet, bei drei Arbeitstagen sind es drei Tage. Wer also 18 Tage Teilzeiturlaub hat, kommt auf 21. Für den Zusatzurlaub gelten dieselben Kürzungsregeln wie beim Urlaub (§ 5 BUrlG).

Wichtig: Gleichgestellte Menschen mit einem GdB von 30 oder 40 haben keinen Anspruch auf diesen Zusatzurlaub. Den Haken im Rechner setzen Sie deshalb nur bei einem GdB ab 50.

Wann verfällt Resturlaub?

Urlaub soll im laufenden Kalenderjahr genommen werden. So steht es in § 7 Abs. 3 BUrlG. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen vorgesehen, und dann muss der Urlaub bis zum 31. März genommen werden.

In der Praxis ist das aber nur die halbe Wahrheit. Das Bundesarbeitsgericht verlangt, dass der Arbeitgeber aktiv wird: Er muss jeden Mitarbeiter rechtzeitig auf den offenen Urlaub hinweisen, ihn auffordern, ihn zu nehmen, und klar sagen, dass er sonst verfällt. Ohne diesen Hinweis verfällt der gesetzliche Urlaub nicht. Er schiebt sich einfach weiter vor sich her. Ehrlich gesagt ist das der Punkt, an dem Tabellen am häufigsten scheitern.

Wie behält HR FLARE die Urlaubskonten im Blick?

Einmal richtig rechnen ist das eine. Das ganze Jahr für ein ganzes Team den Überblick behalten, ist etwas anderes. In HR FLARE stellen Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge selbst, die Führungskraft genehmigt sie, und das Urlaubskonto zieht die Tage sofort ab. Feiertage werden dabei berücksichtigt.

• Jahresurlaub oder monatlicher Aufbau: Sie entscheiden, ob der volle Urlaub zum Jahresbeginn gutgeschrieben wird oder monatlich anwächst.
• Übertrag: Resturlaub wird ins neue Jahr übernommen, sodass niemand am Jahresanfang Zettel abgleichen muss.
• Jeder sieht seinen Stand: Im Web, in der Mac-App und in der Handy-App.
• Arbeitszeit gleich mit: Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber Arbeitszeiten erfassen. In HR FLARE stempeln Mitarbeiter im Browser oder am Handy ein und aus, Stundenzettel gehen zur Freigabe an die Führungskraft.

HR FLARE ist auf die DSGVO ausgelegt, mit Datenexport, auf Deutsch und Englisch nutzbar und für bis zu 5 Mitarbeiter kostenlos, ohne Kreditkarte.