Resturlaub verfällt nicht von selbst: die Hinweispflicht des Arbeitgebers

Was im Gesetz steht

§ 7 Abs. 3 BUrlG ist kurz: Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Jahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe das rechtfertigen. Dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, also bis zum 31. März.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach § 3 BUrlG 24 Werktage. Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, das Gesetz rechnet also mit einer Sechs-Tage-Woche. Bei fünf Arbeitstagen pro Woche sind das 20 Urlaubstage. Was Ihr Vertrag darüber hinaus gewährt, ist Mehrurlaub. Wie viele Tage einer Person im Einzelfall zustehen, rechnet unser Urlaubsanspruch-Rechner aus.

Warum der Urlaub trotzdem oft nicht verfällt

Der Europäische Gerichtshof hat 2018 entschieden, dass der Arbeitgeber dafür sorgen muss, dass Beschäftigte ihren Urlaub tatsächlich nehmen können (EuGH, 6. November 2018, C-684/16). Das Bundesarbeitsgericht hat das am 19. Februar 2019 übernommen. Seitdem gilt: Der Urlaub verfällt in der Regel nur, wenn der Arbeitgeber die Person vorher konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und ihr klar und rechtzeitig mitgeteilt hat, dass er sonst mit Ablauf des Urlaubsjahres oder des Übertragungszeitraums erlischt (BAG, 9 AZR 541/15).

Nimmt die Person den Urlaub danach aus freien Stücken nicht, verfällt er. Fehlt der Hinweis, verfällt er nicht. Er wächst Jahr für Jahr an.

Was im Hinweis stehen sollte

Aus den Entscheidungen des BAG ergeben sich vier Bestandteile:

1. Der konkrete Anspruch: wie viele Tage dieser Person noch offen sind, nicht nur ein Verweis auf das Gesetz.
2. Die Aufforderung: die Bitte, den Urlaub zu beantragen und zu nehmen.
3. Die Frist: bis wann der Urlaub genommen sein muss, also 31. Dezember oder bei Übertragung 31. März.
4. Die Folge: dass der Urlaub sonst verfällt.

Eine bestimmte Form schreibt das BAG nicht vor. Damit Sie den Hinweis im Streit belegen können, ist ein persönliches Schreiben oder eine E-Mail an jede Person sinnvoll, keine Rundmail an alle und kein Aushang.

Wann ist „rechtzeitig“?

Ein festes Datum nennt das Gesetz nicht. Rechtzeitig ist ein Hinweis, wenn die Person die Tage danach noch realistisch nehmen kann. Zwölf offene Tage, auf die Sie am 20. Dezember hinweisen, lassen sich kaum noch nehmen. In der Praxis bewährt sich ein Hinweis im Herbst für das laufende Jahr und, falls Urlaub übertragen wurde, ein zweiter im Januar für die Frist am 31. März.

Verjährung: die Frist beginnt erst mit dem Hinweis

Lange war unklar, ob alter Urlaub wenigstens nach drei Jahren verjährt. Das BAG hat am 20. Dezember 2022 entschieden: Gesetzlicher Urlaub unterliegt zwar der Verjährung. Die dreijährige Frist beginnt aber erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber über den konkreten Anspruch und die Verfallfristen belehrt hat und die Person den Urlaub trotzdem nicht genommen hat (BAG, 9 AZR 266/20).

Der Fall zeigt, um welche Beträge es geht: Eine Steuerfachangestellte, beschäftigt von 1996 bis 2017, verlangte nach ihrem Austritt die Abgeltung von 101 Urlaubstagen aus den Vorjahren. Das Landesarbeitsgericht sprach ihr 17.376,64 Euro brutto für 76 Tage zu, das BAG bestätigte das. Der Arbeitgeber hatte nie auf den Verfall hingewiesen.

Sonderfall Krankheit: die 15-Monatsfrist

Wer das ganze Urlaubsjahr krank ist, kann keinen Urlaub nehmen. Für diesen Fall gilt: Der Urlaub verfällt 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres, und zwar auch ohne Hinweis. Ein Hinweis hätte hier ohnehin nichts bewirkt (BAG, 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19).

Anders ist es, wenn die Person im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet hat und erst danach erkrankt ist. Dann verfällt der Urlaub nach 15 Monaten in der Regel nur, wenn der Arbeitgeber sie rechtzeitig vor Beginn der Krankheit in die Lage versetzt hat, ihn zu nehmen. Im entschiedenen Fall blieben einem Mitarbeiter 24 Urlaubstage aus 2014 erhalten, obwohl er ab dem 1. Dezember 2014 bis mindestens August 2019 voll erwerbsgemindert war.

Mehrurlaub aus Tarif- oder Arbeitsvertrag

Die strengen Regeln betreffen den gesetzlichen Mindesturlaub. Tarifvertragsparteien dürfen den darüber hinausgehenden Mehrurlaub frei regeln, auch was Verfallfristen und den Hinweis angeht. Dafür müssen aber deutliche Anhaltspunkte im Tarifvertrag stehen, sonst gelten für den Mehrurlaub dieselben Regeln wie für den gesetzlichen (BAG, 25. Juli 2023, 9 AZR 285/22). Ob eine Klausel in Ihrem Arbeitsvertrag eine solche Trennung wirksam regelt, lassen Sie am besten anwaltlich prüfen.

Ein Jahreswechsel im Beispiel

Ein Betrieb mit Fünf-Tage-Woche gewährt 28 Urlaubstage. Ende 2026 sind bei drei Personen noch Tage offen:

Scheidet eine Person aus, wird Urlaub, der nicht mehr genommen werden kann, nach § 7 Abs. 4 BUrlG ausgezahlt. Was das kostet, zeigt der Urlaubsabgeltung-Rechner.

Den Überblick behalten

Der Hinweis selbst ist schnell geschrieben. Schwierig ist, für jede Person zu wissen, wie viele Tage offen sind. In HR FLARE sieht jede Person ihr eigenes Urlaubskonto, und einen Übertrag ins neue Jahr bestätigen Inhaber, Admin, HR oder Führungskraft ausdrücklich. Den Hinweis an Ihre Mitarbeitenden schreiben Sie weiterhin selbst. Bis 10 Mitarbeitende ist HR FLARE kostenlos.