eAU für Arbeitgeber: Wie Sie die Krankmeldung abrufen und was gilt

Was sich 2023 geändert hat

Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich versicherten Beschäftigten bei den Krankenkassen abzurufen (Techniker Krankenkasse, Firmenkundenservice). Die Arztpraxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse, die Krankenkasse stellt daraus eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber bereit (§ 109 Abs. 1 SGB IV).

Für die Beschäftigten heißt das: Gesetzlich Versicherte müssen ihre Arbeitsunfähigkeit zu den gleichen Zeitpunkten wie früher ärztlich feststellen lassen und sich eine Bescheinigung für die eigenen Unterlagen aushändigen lassen. Vorlegen müssen sie sie nicht mehr (§ 5 Abs. 1a EFZG).

Was die Mitarbeitenden weiterhin tun müssen

Die Krankmeldung selbst bleibt Pflicht. Nach § 5 Abs. 1 EFZG muss die Person die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen, also in der Regel vor Arbeitsbeginn, per Telefon, Nachricht oder auf dem Weg, den Sie im Betrieb festgelegt haben.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein. Sie dürfen das auch früher verlangen, etwa ab dem ersten Tag. Das legen Sie am besten schriftlich fest, im Arbeitsvertrag oder per Anweisung an alle.

Ein Beispiel mit Kalender

Gezählt werden Kalendertage, das Wochenende läuft also mit. Wer am Freitag erkrankt und bis Montag krank bleibt, muss am Montag beim Arzt gewesen sein, wenn Ihr Betrieb nichts anderes verlangt.

Wer weiterhin Papier bringt

• Privat Versicherte: Für sie ist keine elektronische Bescheinigung vorgesehen. Sie legen den Nachweis wie bisher auf Papier vor (TK).
• Ärzte ohne Kassenzulassung: Stellt ein Arzt die Arbeitsunfähigkeit fest, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt, gilt das alte Verfahren (§ 5 Abs. 1a Satz 3 Nr. 2 EFZG). Das betrifft etwa reine Privatpraxen.
• Erkrankung im Ausland: Ärzte im Ausland sind nicht an das Verfahren angeschlossen (TK). Die Person muss Ihnen außerdem die Adresse am Aufenthaltsort auf dem schnellsten Weg mitteilen (§ 5 Abs. 2 EFZG).
• Minijob im Privathaushalt: ausgenommen (§ 5 Abs. 1a Satz 3 Nr. 1 EFZG, § 109 Abs. 3 SGB IV). Gewerbliche Minijobber sind dagegen im eAU-Verfahren.

So rufen Sie die eAU ab

1. Krankmeldung abwarten. Abrufen dürfen Sie erst, wenn die Person Ihnen die Arbeitsunfähigkeit gemeldet hat. Ein regelmäßiger oder pauschaler Abruf ist nicht zulässig (TK).
2. Krankenkasse kennen. Der Abruf geht an die Krankenkasse der Person. Halten Sie sie in den Stammdaten aktuell, auch bei Minijobbern.
3. Abruf starten. Über ein systemgeprüftes Programm, in der Regel Ihre Entgeltabrechnung, oder über eine Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal (§ 109 Abs. 1 SGB IV, TK). Ihr Steuerbüro darf den Abruf in Ihrem Auftrag erledigen.
4. Antwort prüfen. Liegt noch keine Meldung vor, fragen Sie später erneut ab. Ist die Arbeitsunfähigkeit länger als gemeldet, braucht es eine Folgemeldung.
5. Ablegen. Halten Sie fest, wann die Krankmeldung kam und welche Zeiträume die eAU bestätigt. Das brauchen Sie für die Lohnabrechnung und die Entgeltfortzahlung.

Was in der eAU steht

Die Meldung der Krankenkasse enthält nach § 109 Abs. 1 SGB IV insbesondere den Namen, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und die Angabe, ob Anhaltspunkte für einen Unfall oder Arbeitsunfall vorliegen. Eine Diagnose gehört nicht dazu.

Entgeltfortzahlung: sechs Wochen

Ist eine Person ohne eigenes Verschulden arbeitsunfähig, zahlen Sie das Entgelt bis zu sechs Wochen weiter (§ 3 Abs. 1 EFZG). Der Anspruch entsteht erst nach vier Wochen ununterbrochenem Arbeitsverhältnis (§ 3 Abs. 3 EFZG).

Wird jemand wegen derselben Krankheit erneut arbeitsunfähig, gibt es nur dann erneut bis zu sechs Wochen, wenn die Person vorher mindestens sechs Monate nicht wegen dieser Krankheit arbeitsunfähig war oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind. Genau deshalb ist die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung für Sie wichtig.

Muss eine Person eine Bescheinigung vorlegen, etwa weil sie privat versichert ist, und tut sie das nicht, dürfen Sie die Fortzahlung verweigern, solange der Nachweis fehlt. Das gilt nicht, wenn sie das Versäumnis nicht zu vertreten hat (§ 7 EFZG).

Was als Nächstes kommt

Das Gesetz enthält bereits einen weiteren Schritt: Ab dem 1. Juli 2028 rufen Arbeitgeber auch Daten zu einer ärztlich festgestellten Teilarbeitsunfähigkeit ab und melden ihre Zustimmung zur teilweisen Arbeit elektronisch an die Krankenkasse (§ 109 Abs. 2 SGB IV).

Den Überblick im Büro behalten

Die eAU löst das Abrufen, nicht die Übersicht: Wer ist krank, ab wann braucht es einen Nachweis, und bei wem fehlt noch ein Papier? In HR FLARE erfassen Sie Krankmeldungen bei den Abwesenheiten und legen fest, ab welchem Tag ein Nachweis nötig ist. Wenn Sie angeben, dass Ihr Betrieb die eAU selbst abruft, verlangt HR FLARE nur noch bei privat Versicherten ein Dokument. Die eAU bei der Krankenkasse ruft HR FLARE nicht ab, das bleibt bei Ihrer Entgeltabrechnung. Bis 10 Mitarbeitende ist HR FLARE kostenlos.