Personalsoftware für Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen

Kennen Sie diesen Montagmorgen in der Praxis?

Sie haben gerade erst die Praxistür aufgeschlossen. Um halb acht beginnt die Blutabnahme, um acht ist das Wartezimmer voll. Da klingelt das Praxistelefon: Ihre MFA von der Anmeldung liegt mit Fieber im Bett, die eAU kommt über die Krankenkasse. Gute Besserung, klar. Und gleichzeitig rechnen Sie schon: Wer übernimmt die Anmeldung? Kann die Kollegin aus dem Labor vorziehen? Und wer assistiert heute Nachmittag, wenn die Auszubildende in der Berufsschule sitzt?

Die Lösung steht am Ende mit Kuli im ausgedruckten Dienstplan hinter dem Empfangstresen. Die Urlaubsliste liegt im Ordner daneben, und drei Kolleginnen haben sich schon für die ersten zwei Sommerferienwochen eingetragen. Die Stundenzettel sammeln Sie am Monatsende ein, und irgendwer fragt garantiert, wie viele Urlaubstage noch übrig sind.

Das ist keine Medizin. Das ist Personalarbeit. In den meisten Praxen erledigt sie die Praxismanagerin nebenbei, zwischen Materialbestellung, Laborkurier und Rückruf beim Abrechnungsdienst. Genau hier setzt HR FLARE an: nicht bei den Patienten, sondern bei den Menschen, die Ihre Praxis am Laufen halten.

Warum gehört Personal nicht ins Praxisverwaltungssystem?

Ihr PVS ist für Termine, Befunde und die Abrechnung mit KV oder KZV gebaut. Manche Systeme bieten auch einen einfachen Mitarbeiterkalender, und die Versuchung ist groß, den einfach mitzunutzen. Unsere klare Empfehlung: Trennen Sie beides.

• Andere Menschen brauchen Zugriff. Ihr Steuerberater braucht Lohndaten, keinen Terminkalender. Eine MFA soll ihren eigenen Resturlaub sehen, aber nicht den Arbeitsvertrag der Kollegin.
• Andere Daten, anderes Risiko. Patientendaten unterliegen besonders strengen Regeln. Mitarbeiterdaten sind ebenfalls personenbezogene Daten, und wer beides mischt, vergrößert den Kreis derer, die etwas sehen können.
• Andere Aufgaben. Dienstplan, Urlaubsregeln, Arbeitszeiterfassung und Einarbeitung sind eigene Themen, für die ein Praxisverwaltungssystem nicht gemacht ist.

HR FLARE ist ausdrücklich kein Praxisverwaltungssystem. Es enthält keine Patientendaten, keine Befunde und keine Behandlungsdokumentation. Es verwaltet nur Ihr Team.

Wie funktioniert der Dienstplan in der Arztpraxis?

Der häufigste Fehler: Eine Person versucht, die Woche aller Kolleginnen im Kopf zu behalten. In HR FLARE läuft es andersherum. Jede trägt ihre eigene Woche ein, und Sie bekommen das Gesamtbild:

• Sprechzeiten zuerst. Legen Sie fest, wann die Anmeldung besetzt sein muss, wann Labor und Blutabnahme laufen und wann jedes Zimmer belegt ist, inklusive Abendsprechstunde oder Mittwochnachmittag. Teilen Sie das als Ankündigung mit dem Team.
• Jede trägt ihre Woche selbst ein. Im Dienst, frei oder abwesend, mit Uhrzeiten. Teilzeittage, Berufsschultage der Auszubildenden, die Minijobberin für die Anmeldung am Freitag, die Prophylaxe nur dienstags und donnerstags: Jede kennt ihr eigenes Muster am besten.
• Sie sehen die Besetzung auf einen Blick. Der Dienstplan zeigt die Woche des ganzen Teams nebeneinander, genehmigter Urlaub ist schon eingeblendet. Eine leere Anmeldung am Donnerstagnachmittag fällt sofort auf.
• Lücken gemeinsam schließen. Fragen Sie im Teamchat, wer einspringen kann. Wer übernimmt, trägt es in der eigenen Zeile ein.

Gut zu wissen: Niemand bearbeitet die Zeile einer anderen Person, auch Sie nicht. Tauschen zwei Kolleginnen einen Tag, sprechen sie das im Chat ab, und jede passt ihre eigene Woche an. So bleibt jeder Plan aktuell, ohne dass Sie zur Telefonzentrale werden. Für eine Praxis mit acht Leuten reicht das in aller Regel völlig.

Wie funktioniert eine Urlaubssperre in Stoßzeiten?

Jede Praxis hat ihre Wochen, in denen niemand fehlen darf. In der Hausarztpraxis ist das oft die Impfsaison im Herbst oder die ersten Tage nach dem Quartalswechsel, in der Zahnarztpraxis vielleicht die Wochen vor dem Jahresende, wenn alle noch ihren Bonus im Heft wollen. Und dann sind da die Sommerferien, in denen jede Kollegin mit Schulkindern dieselben drei Wochen möchte.

Eine Urlaubssperre für solche Zeiten ist grundsätzlich möglich, wenn dringende betriebliche Belange (§ 7 Abs. 1 BUrlG) dafür sprechen. Die Urlaubswünsche der Mitarbeitenden müssen Sie trotzdem angemessen berücksichtigen. Gibt es einen Betriebsrat, was in Praxen selten ist, redet er bei Urlaubsgrundsätzen mit. Auch Praxisurlaub, also Betriebsferien, sollte früh angekündigt werden.

Praktisch heißt das: Legen Sie Sperrzeiten und eine Frist für Sommerurlaub früh im Jahr fest, etwa bis Ende Februar, und schicken Sie das als Ankündigung an das ganze Team. In HR FLARE stellen Ihre MFA den Antrag mit Datum, Sie genehmigen oder lehnen ab, und der Resturlaub aktualisiert sich sofort. Neue Kolleginnen bekommen den vollen Jahresurlaub auf einmal oder monatlich anteilig, Resturlaub lässt sich übertragen, und gesetzliche Feiertage werden berücksichtigt, damit der Pfingstmontag nicht vom Urlaubskonto abgeht.

Wie erfasst man Krankmeldungen datenschutzkonform?

Seit der Einführung der eAU rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch bei der Krankenkasse ab. Der Abruf läuft in der Regel über Ihr Lohnbüro oder das Abrechnungsprogramm Ihres Steuerberaters. Ihre Mitarbeitenden müssen sich trotzdem weiterhin sofort bei Ihnen krankmelden, und eine Diagnose erfahren Sie als Arbeitgeber dabei nicht. Das ist auch gut so.

Denn Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Gerade in einer Praxis, in der alle wissen, wie Diagnosen aussehen, ist die Versuchung groß, schnell „Magen-Darm“ auf den Dienstplan zu schreiben. Lassen Sie es. HR FLARE hat kein Feld für Diagnosen. Der Antrag fragt zwar nach einem kurzen Grund, das ist aber ein freies Textfeld: Vereinbaren Sie im Team, dass dort einfach „krank“ steht. Eine Krankmeldung anzuhängen ist freiwillig. Speichern Sie Gesundheitsinformationen über Ihr Team so sparsam wie irgend möglich, egal wo.

Muss eine Arztpraxis die Arbeitszeit erfassen?

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 gilt: Arbeitgeber in Deutschland müssen ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einführen. Das betrifft die kleine Physiotherapiepraxis genauso wie das MVZ. Für Minijobber gibt es schon länger eine Aufzeichnungspflicht. Wie genau die Erfassung aussehen muss, ist gesetzlich noch nicht abschließend geregelt, eine verlässliche Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ist aber der sichere Weg.

Mit HR FLARE stempeln sich Ihre ZFA und MFA am Praxisrechner im Browser oder auf dem eigenen Handy ein und aus. Die Stundenzettel kommen zu Ihnen zur Freigabe, und wenn die Abendsprechstunde wieder eine halbe Stunde länger ging, steht das schwarz auf weiß da. Das ist fair für Ihr Team und schützt Sie bei Nachfragen.

Was gilt für Lohn und DSGVO bei Mitarbeiterdaten?

HR FLARE hält Ihre Lohndaten mit Brutto, Abzügen und Netto geordnet, und jede Mitarbeiterin sieht ihre eigenen Lohnzettel, statt Sie um den PDF vom letzten Monat zu bitten. Lohnsteuer und Sozialversicherung berechnet aber weiterhin Ihr Steuerberater oder Lohnbüro. HR FLARE ist kein DATEV-Ersatz, und das sagen wir lieber gleich.

Beim Datenschutz gilt: Mitarbeiterdaten sind personenbezogene Daten, egal ob in einem Ordner oder in einer Software. HR FLARE ist auf die DSGVO ausgelegt, Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren, und Patientendaten landen hier gar nicht erst. Ihre Datenschutzpflichten als Arbeitgeber, etwa das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, bleiben natürlich bei Ihnen.

Auslagen sind schnell erledigt: Die MFA zahlt die Fortbildung oder das Zugticket zum Kurs selbst, fotografiert den Beleg, und die Belegerkennung füllt die Abrechnung aus. Sie geben frei, fertig.

Hinweis: Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Für Ihre konkrete Praxis fragen Sie bitte Ihre Kammer, Ihren Steuerberater oder eine Fachanwältin für Arbeitsrecht.

Lohnt sich Personalsoftware schon für eine kleine Praxis?

Ja, und zwar früher, als die meisten denken. Bei drei bis zehn Mitarbeitenden gibt es keine Personalabteilung, sondern eine Praxismanagerin, die alles nebenbei macht. Genau sie profitiert am meisten davon, wenn Dienstplan, Urlaub und Stunden an einem Ort liegen.

Bis 5 Mitarbeitende ist HR FLARE kostenlos, eine kleine Zahnarztpraxis oder eine Ergotherapie mit zwei Therapeutinnen zahlt also nichts. Suchen Sie eine neue MFA, veröffentlichen Sie die Stelle über einen öffentlichen Karrierelink, und die KI liest jeden Lebenslauf und füllt die Bewerbung aus. Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu Ihren eigenen Personaldaten, etwa wer nächste Woche Urlaub hat, und lässt sich mit ChatGPT oder Claude verbinden.

Die Einrichtung dauert einen Nachmittag: Praxis anlegen, Team einladen, alle tragen ihre erste Woche ein. Fangen Sie mit Dienstplan und Urlaub an, denn da drückt der Schuh am Montagmorgen am meisten.