Arbeitszeiterfassung: Was 2026 für kleine Betriebe Pflicht ist

Woher die Pflicht kommt

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof im Fall CCOO entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem System verpflichten müssen, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit jedes Beschäftigten gemessen werden kann (EuGH, C-55/18). Deutschland hat das Arbeitszeitgesetz danach nicht geändert. Das Bundesarbeitsgericht hat die Lücke am 13. September 2022 selbst geschlossen: Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG schon heute verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG, 1 ABR 22/21).

Das Bundesarbeitsministerium sagt dazu in seinen FAQ ausdrücklich, dass Arbeitgeber nicht warten dürfen, bis das Arbeitszeitgesetz angepasst ist. Die Pflicht ist laut BAG bereits geltendes Recht (BMAS, FAQ Arbeitszeiterfassung, Stand 8. Oktober 2025).

Was genau Sie erfassen müssen

Ein Gesetz mit Details fehlt. Das BMAS leitet aus dem Zweck ab, was mindestens dazugehört: Um Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten zu sichern, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Person aufzeichnen. Es reicht ausdrücklich nicht mehr, nur die Zeit über acht Stunden zu notieren, wie es § 16 Abs. 2 ArbZG vorsieht.

Die Dauer ist die Zeit ohne Pausen. Wie lang die Pause sein muss, regelt § 4 ArbZG: 30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten. Unser Pausenrechner prüft das für einen einzelnen Tag.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Eine Mitarbeiterin ist von 8:00 bis 17:30 Uhr im Büro und macht 45 Minuten Mittagspause. Aufzuzeichnen sind:

Die Grenze von acht Stunden und die Verlängerung auf zehn Stunden mit Ausgleich stehen in § 3 ArbZG. Die 45 Minuten über acht Stunden sind genau die Zeit, die § 16 Abs. 2 ArbZG schon immer aufzuzeichnen verlangt hat, mit einer Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.

In welcher Form?

Hier ist die Rechtslage für kleine Betriebe freundlicher, als viele denken. Das BMAS schreibt: Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift, sie kann auch handschriftlich erfolgen. Ein Stundenzettel, eine Tabelle oder eine App sind also gleichermaßen zulässig, solange die Angaben vollständig und verlässlich sind.

Sie dürfen das Aufschreiben auch an Ihre Beschäftigten delegieren. Die Verantwortung dafür, dass die Regeln des Arbeitsschutzes eingehalten werden, bleibt nach Auffassung des BMAS aber beim Arbeitgeber. Praktisch heißt das: Lassen Sie die Zeiten von den Mitarbeitenden eintragen, sehen Sie sie regelmäßig durch und reagieren Sie, wenn Ruhezeiten oder Pausen nicht passen.

Gibt es Ausnahmen?

• Betriebsgröße: Eine Schwelle nach Zahl der Beschäftigten nennen weder die Pressemitteilung des BAG zum Beschluss noch die FAQ des BMAS. § 3 Abs. 2 ArbSchG nennt die Zahl der Beschäftigten nur als Gesichtspunkt dafür, wie Sie den Arbeitsschutz organisieren.
• Vertrauensarbeitszeit: bleibt laut BMAS möglich. Die Beschäftigten bestimmen Beginn und Ende selbst, die Dokumentation steht dem nicht im Weg. Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten gelten trotzdem.
• Homeoffice und mobiles Arbeiten: Das Arbeitszeitgesetz gilt unabhängig vom Arbeitsort, also auch am Küchentisch.

Strengere Regeln, die schon länger gelten

Für zwei Gruppen gibt es seit Jahren eine genauere Pflicht: Für Minijobber und für Beschäftigte in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie und Gebäudereinigung (§ 2a SchwarzArbG), müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Mehr dazu in unserem Beitrag Minijob 2026.

Was droht, wenn Sie nicht erfassen?

Die Überwachung ist Sache der Länder, in der Regel der Arbeitsschutzbehörden oder Gewerbeaufsichtsämter. Sie können nach Angabe des BMAS Nachbesserungen verlangen und Bußgelder verhängen, deren Höhe sich nach der Schwere des Verstoßes richtet. Für die Aufzeichnung nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Rahmen konkret: Wer sie nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht lange genug aufbewahrt, riskiert eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 und Abs. 2 ArbZG).

Dazu kommt ein Risiko, das kleine Betriebe häufiger trifft als die Behörde: der Streit über Überstunden. Wer keine Zeiten hat, kann im Konflikt wenig belegen.

Was die Reform ändern soll

Die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag vereinbart, die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch zu regeln und für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregeln vorzusehen. Die Vertrauensarbeitszeit soll ohne Zeiterfassung im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie möglich bleiben. Außerdem soll eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit möglich werden (Koalitionsvertrag 2025, Zeilen 557 bis 564).

Ein Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes liegt Verbänden vor und wird im Lobbyregister des Bundestags bereits kommentiert (Lobbyregister, Eintrag vom 6. August 2026). Beschlossen ist er nicht: Der geltende Text von § 16 ArbZG enthält am 29. Oktober 2026 noch keine elektronische Pflicht. Schwellenwerte, Fristen und Ausnahmen für kleine Betriebe stehen deshalb noch nicht fest. Verlassen Sie sich nicht auf Zahlen, die aus Entwürfen zitiert werden.

So setzen Sie es in einem kleinen Team um

1. Legen Sie fest, wer was erfasst: Kommen, Gehen und Pausen, jeden Tag.
2. Wählen Sie ein Mittel, das alle tatsächlich benutzen. Ein Stundenzettel ist erlaubt, eine App spart das Abtippen und macht spätere Umstellung auf eine elektronische Pflicht leichter.
3. Prüfen Sie die Zeiten einmal pro Woche: mehr als zehn Stunden am Tag, zu kurze Pausen, weniger als elf Stunden Ruhe zwischen zwei Tagen (§ 5 ArbZG).
4. Bewahren Sie die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf.
5. Haben Sie einen Betriebsrat, sprechen Sie vor der Einführung eines elektronischen Systems mit ihm. Er kann dabei nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmen, soweit Gesetz oder Tarifvertrag die Ausgestaltung nicht schon vorgeben (BMAS).

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