Personalsoftware für Unternehmen in Österreich

Urlaubsgesetz: 5 Wochen, nach 25 Dienstjahren 6 Wochen

Das Urlaubsgesetz ist an einer Stelle sehr eindeutig. Nach § 2 Abs 1 UrlG (RIS) beträgt das Urlaubsausmaß bei einer Dienstzeit von weniger als 25 Jahren 30 Werktage und erhöht sich nach Vollendung des 25. Jahres auf 36 Werktage. Werktage sind im Gesetz Montag bis Samstag, deshalb zählt das Gesetz in 6-Tage-Wochen.

Im Alltag denkt niemand in Werktagen. Die Arbeiterkammer übersetzt es so: 5 Wochen sind 30 Werktage, wenn man die Wochen inklusive Samstag rechnet, oder 25 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche. Die sechste Woche gibt es laut AK ab dem 26. anrechenbaren Arbeitsjahr (Arbeiterkammer).

Die Zeile Teilzeit ist eine Beispielrechnung: 5 Wochen mal 3 Arbeitstage, 6 Wochen mal 3 Arbeitstage. Die Arbeiterkammer sagt, dass Teilzeit und geringfügig Beschäftigte ebenfalls 5 Wochen Urlaub pro Arbeitsjahr haben.

Was die Software hier falsch machen kann

Der häufigste Fehler ist ein Urlaubskonto in Tagen, das nicht zur Arbeitswoche passt. Wer 25 Arbeitstage für eine Person mit 3 Arbeitstagen pro Woche einträgt, schenkt ihr 10 Tage. Wer 25 Arbeitstage in ein Konto schreibt, das Werktage zählt, nimmt der Kollegin mit 5-Tage-Woche 5 Tage weg. Wer 30 Werktage in ein Konto schreibt, das Arbeitstage zählt, schenkt ihr 5 Tage zu viel. Prüfen Sie bei jedem Tool, in welcher Einheit das Guthaben geführt wird und ob es sich an die Arbeitswoche der einzelnen Person anpasst.

Ob Vordienstzeiten und Ausbildung auf die 25 Jahre angerechnet werden, ist ein eigenes Thema. Nach der Arbeiterkammer zählen Zeiten in Schule und früheren Jobs nur bis zu bestimmten Obergrenzen, zusammen höchstens 7 Jahre (mit abgeschlossenem Studium mehr). Tragen Sie das Eintrittsdatum und eine eventuelle Anrechnung in der Personalakte ein und klären Sie die Schwelle im Zweifel mit der Arbeiterkammer. Der Urlaubsanspruch-Rechner auf dieser Seite rechnet nach deutschem Recht und passt für Österreich nicht.

Urlaub richtig abbilden: Anteil im ersten Jahr, Antrag, Verjährung

Erstes Arbeitsjahr. Im ersten Arbeitsjahr entsteht der Anspruch in den ersten sechs Monaten anteilig, danach in voller Höhe. Ab dem zweiten Arbeitsjahr entsteht der gesamte Urlaubsanspruch mit Beginn des Arbeitsjahres (§ 2 UrlG). Wie der anteilige Anspruch bei einem Austritt mitten im Jahr zu berechnen und zu runden ist, sollten Sie bei der Arbeiterkammer oder Ihrer Lohnverrechnung erfragen, bevor Sie ein Tool darauf einstellen.

Antrag und Vereinbarung. Der Urlaubsantritt ist nach § 4 Abs 1 UrlG zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinbaren, unter Rücksicht auf die Erfordernisse des Betriebes und die Erholungsmöglichkeiten der Person (RIS). Es gibt also kein einseitiges Recht, den Urlaub einfach zu nehmen, und auch kein einseitiges Recht, ihn anzuordnen. Ein Antrag mit Genehmigung ist die ehrliche Abbildung dieses Vereinbarungsprinzips: Die Person schlägt vor, Sie stimmen zu, beides ist nachvollziehbar gespeichert.

Verjährung. Der Urlaubsanspruch verjährt nach § 4 Abs 5 UrlG nach Ablauf von zwei Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist. Die AK formuliert, er verjähre frühestens zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres. Für die Praxis heißt das: Ein Resturlaubsstand ist nicht automatisch am 31. Dezember weg. Ein Tool, das den Rest zum Jahreswechsel hart verfallen lässt, bildet das österreichische Recht falsch ab, es sei denn, Sie haben es bewusst anders vereinbart. Ob das zulässig ist, ist wieder eine Einzelfallfrage.

Arbeitszeitaufzeichnung nach § 26 AZG

Nach § 26 AZG hat der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen (RIS). Das Unternehmensserviceportal (USP) beschreibt, was dazugehört: Beginn und Ende der Arbeitszeit. Daraus müssen neben der Tagesarbeitszeit auch die Wochenarbeitszeit sowie die tägliche und die wöchentliche Ruhezeit hervorgehen (USP).

Die drei Fälle, die für kleine Betriebe zählen

• Fixe Einteilung: Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung genügt laut USP die Bestätigung je Lohnzahlungszeitraum, dass die Einteilung eingehalten wurde. Abweichungen, etwa Überstunden, sind aufzuzeichnen.
• Freie Zeit- und Ortswahl: Bei weitgehend freier Zeit- und Ortswahl sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen. Das betrifft Homeoffice mit Vertrauensarbeitszeit, ersetzt aber nicht die Pflicht überhaupt.
• Alle anderen: Beginn und Ende, jeden Tag.

Die Aufzeichnungen sind laut USP ein Jahr aufzubewahren, bei Lenkerinnen und Lenkern 24 Monate. Beschäftigte können außerdem einmal monatlich die kostenfreie Übermittlung ihrer Aufzeichnungen verlangen. Praktisch bedeutet das: Ihr Tool sollte pro Person einen Monatsauszug erzeugen können, den Sie ohne Handarbeit weitergeben.

8 Stunden, 40 Stunden, 11 Stunden Ruhe

Die tägliche Normalarbeitszeit darf nach § 3 Abs 1 AZG acht Stunden, die wöchentliche vierzig Stunden nicht überschreiten (RIS). Nach Beendigung der Tagesarbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu gewähren (§ 12 Abs 1 AZG, RIS). Ausnahmen, Überstunden und Höchstarbeitszeiten (§ 9 AZG) sind hier nicht dargestellt: Dafür gelten eigene Regeln, prüfen Sie sie im RIS.

Kündigungsfristen für Angestellte und Arbeiter

Wenn der Arbeitgeber kündigt, gilt nach USP (Kündigungsfristen und Termine) eine Staffel nach vollendeten Dienstjahren:

Als Termin gilt für den Arbeitgeber das Quartalsende (31.3., 30.6., 30.9., 31.12.). Arbeitnehmer kündigen mit einer Frist von einem Monat zum Monatsletzten (§ 20 AngG, RIS). Ein abweichender Termin, der 15. oder der Monatsletzte, ist vereinbar. Für Branchen, in denen Saisonbetriebe überwiegen, kann ein Kollektivvertrag abweichende Regelungen festlegen.

Arbeiter und Angestellte sind hier seit der Angleichung gleichgestellt: Laut AK Wien können Arbeitgeber Arbeiter zu denselben Fristen und Terminen kündigen wie Angestellte (AK Wien). Bei Altverträgen und im Kollektivvertrag kann es Besonderheiten geben, klären Sie das im Zweifel mit der Arbeiterkammer.

Nach der Arbeiterkammer kann eine Kündigung in Betrieben mit mindestens fünf Arbeitnehmern angefochten werden, binnen zwei Wochen ab Zugang. Für Ihre Software folgt daraus nur eines: Das Datum des Zugangs gehört dokumentiert. Den Kündigungsfrist-Rechner auf dieser Seite sollten Sie für Österreich nicht verwenden, er rechnet nach deutschem Recht.

Datenschutz: DSG, DSGVO und der Betriebsrat

Das österreichische Datenschutzgesetz beginnt mit einem Grundrecht: Jedermann hat Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit ein schutzwürdiges Interesse daran besteht (§ 1 Abs 1 DSG, RIS). Aufsichtsbehörde ist die Datenschutzbehörde, bei der Betroffene Beschwerde einlegen können. Neben dem DSG gilt die DSGVO. Für Sie heißt das: Personaldaten sind ein sensibler Bereich, und Sie brauchen für jedes Tool einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Antwort auf die Frage, wo die Daten liegen.

Der zweite Punkt wird oft übersehen: Zeiterfassung ist auch eine Frage des Arbeitsverfassungsgesetzes. Nach § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG (RIS) bedarf die Einführung von Kontrollmaßnahmen und technischen Systemen zur Kontrolle der Arbeitnehmer der Zustimmung des Betriebsrats, sofern diese die Menschenwürde berühren. In Betrieben ohne Betriebsrat dürfen solche Maßnahmen laut AK (Überwachung am Arbeitsplatz) nur mit Zustimmung der einzelnen Arbeitnehmer durchgeführt werden.

Ob Ihre Zeiterfassung darunter fällt, hängt vom Einzelfall ab. Gerade deshalb ist ein Tool sinnvoll, das nur erfasst, was § 26 AZG verlangt, ohne Standortdaten. HR FLARE hat kein GPS und keine Geofencing-Funktion. Das ist keine rechtliche Freigabe, aber es erfasst weniger.

Was HR FLARE nicht kann

Das gehört an den Anfang jeder Entscheidung, nicht ans Ende.

• Keine österreichische Lohnverrechnung. HR FLARE berechnet keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge. Es führt Lohn-Unterlagen als Aufzeichnung und Gehaltsabrechnungen für Mitarbeitende (brutto, Abzüge, netto), aber es rechnet nicht, meldet nicht und zahlt nicht aus. HR FLARE erstellt keinen Jahreslohnzettel (L16).
• Kein ELDA. Die Anmeldung vor Arbeitsantritt gilt laut USP (Anmeldung) nur, wenn sie per ELDA übermittelt wird. Der Jahreslohnzettel geht laut USP ebenfalls über ELDA (Jahreslohnzettel), bis Ende Februar des Folgejahres. HR FLARE ersetzt keine dieser Meldungen.
• Keine Beitragsnachweise und Abgabenfristen. Der Beitragsnachweis geht monatlich elektronisch an die ÖGK, die Lohnsteuer ist bis zum 15. des Folgemonats fällig (USP zur Lohnverrechnung). Das bleibt bei Ihrer Lohnverrechnung.
• Kein Kollektivvertrag. HR FLARE kennt keine Kollektivverträge und rechnet keine KV-Gehälter oder Zuschläge aus.
• Kein Dienstplan durch Vorgesetzte. Die Wochenplanung ist Selbstplanung: Jede Person trägt ihre eigene Woche ein. Es gibt keine Schichtzuweisung durch Vorgesetzte.
• Keine Rechtsberatung und keine Zertifizierung. HR FLARE trägt weder ISO 27001 noch ein Prüfsiegel.

Was HR FLARE kann

Der Rest des Personalalltags in einer Oberfläche, für kleine Teams von etwa 5 bis 75 Personen:

• Urlaub: Anträge und Genehmigungen, Salden, Jahresgutschrift oder monatliche Ansammlung, Übertrag, Feiertage. Jeder Urlaubsantrag verlangt eine Begründung als Freitext. Prüfen Sie vor dem Einsatz, ob Guthaben und Regeln zu Ihrer Arbeitswoche und zu den Zahlen oben passen.
• Zeiten: Ein- und Ausstempeln im Browser, am Mac oder am Telefon, Stundenzettel mit Freigabe durch die Führungskraft. Das ergibt die Daten für Beginn, Ende und Tagesdauer.
• Wochenplanung: Jede Person plant ihre eigene Woche mit Arbeit, Homeoffice, frei oder abwesend. Das Team sieht die Woche mit genehmigtem Urlaub.
• Dokumente und Unterschrift: Personalakte, Dokumentenablage, Einarbeitungs-Checklisten, E-Signatur für zwei Parteien.
• Lohn-Unterlagen: Gehaltsabrechnungen und Lohnaufzeichnung als Ablage, damit Mitarbeitende ihre Unterlagen selbst abrufen.
• Datenschutz: In Europa gehostet, auf die DSGVO ausgelegt, mit Datenexport für Betroffenenanfragen.

Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch. Bis 5 Mitarbeitende ist HR FLARE kostenlos zum Einstieg, ohne Kreditkarte. Darüber gibt es flache bezahlte Pläne, die Details stehen auf der Seite Preise.

Checkliste für die Auswahl

• Lohnverrechnung getrennt klären. Wer macht ELDA-Anmeldung, Beitragsnachweis und Jahreslohnzettel? Steuerberater oder Lohnverrechner, nicht das HR-Tool.
• Urlaubseinheit prüfen. Arbeitstage oder Werktage, und pro Person an die Arbeitswoche angepasst. Teilzeit gleichwertig.
• Resturlaub nicht hart verfallen lassen, solange Sie nichts anderes vereinbart und rechtlich geprüft haben.
• Zeiterfassung passend zur Arbeitsform. Fixe Einteilung, Vertrauensarbeitszeit oder Vollaufzeichnung: Der Aufwand unterscheidet sich stark.
• Betriebsrat oder Zustimmung klären, bevor das Tool eingeführt wird, nicht danach.
• Auftragsverarbeitungsvertrag und Hosting-Ort schriftlich haben.
• Monatsauszug für Beschäftigte auf Anfrage ohne Handarbeit.

Wenn Sie zusätzlich eine Branchenfrage haben, finden Sie Hinweise für das Handwerk, die Gastronomie und für kleine Unternehmen allgemein.

Quellen

Quellen geprüft am 6. Oktober 2026. Gesetzestexte ändern sich: Prüfen Sie den Wortlaut vor wichtigen Entscheidungen im RIS oder bei einer Rechtsberatung.

• RIS: Urlaubsgesetz § 2 und § 4
• Arbeiterkammer: So viel Urlaub bekommen Sie
• RIS: Arbeitszeitgesetz § 26, § 3, § 12
• USP: Arbeitszeitaufzeichnungen
• USP: Kündigungsfristen und Termine
• AK Wien: Kündigung durch den Arbeitgeber
• RIS: Angestelltengesetz § 20
• RIS: Arbeitsverfassungsgesetz § 96
• Arbeiterkammer: Überwachung am Arbeitsplatz
• RIS: Datenschutzgesetz § 1 und Datenschutzbehörde
• USP: Anmeldung von Dienstnehmern, Jahreslohnzettel, Aufgaben der Lohnverrechnung