Personalsoftware fürs Handwerk

Wie sieht Personalarbeit im Handwerksbetrieb wirklich aus?

Montagmorgen auf dem Hof. Der Transporter ist halb beladen, der Geselle ruft an, weil der Kunde in der Südstadt den Termin verschieben will, und der Azubi hat heute Berufsschule, was irgendwie keiner auf dem Zettel hatte. Auf dem Beifahrersitz liegen die Stundenzettel der letzten Woche. Einer fehlt. Auf einem anderen steht nur „Mo bis Fr wie immer“.

So sieht Personalarbeit in den meisten Handwerksbetrieben aus. Niemand nennt es so. Es geht um Stunden, um Urlaub, um die Frage, wer die Unterweisung schon unterschrieben hat, und darum, dass der neue Monteur am ersten Tag seinen Vertrag hat. Erledigt wird das abends, am Küchentisch oder von der Person, die bei Ihnen das Büro macht.

Ehrlich gesagt ist die meiste Personalsoftware dafür nicht gebaut. Sie ist für Büros gemacht, in denen alle um neun am Rechner sitzen. Ihre Leute stehen auf dem Gerüst, im Keller oder im Rohbau mit einem Balken Empfang. Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, welches Programm die längste Funktionsliste hat. Sondern welches Ihre Monteure morgens um sieben mit schmutzigen Händen tatsächlich öffnen.

Muss ein Handwerksbetrieb die Arbeitszeit erfassen?

Kurz gesagt: ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber aus dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden. Das gilt grundsätzlich unabhängig von der Betriebsgröße, also auch für den Elektrobetrieb mit vier Leuten.

Eine bestimmte Form hat das Gericht nicht vorgeschrieben. Der Stundenzettel auf Papier ist deshalb nicht automatisch verboten. Wie die Pflicht im Detail aussehen soll, will der Gesetzgeber im Arbeitszeitgesetz regeln. Den aktuellen Stand erfahren Sie bei Ihrer Handwerkskammer oder Ihrem Verband.

Für manche Beschäftigte gilt schon länger mehr. Nach dem Mindestlohngesetz müssen für Minijobber und für Beschäftigte in bestimmten Branchen, zu denen das Baugewerbe gehört, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer ohnehin aufzeichnen muss, spart mit einem digitalen System das Nachtragen.

Das ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung. Was genau für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrer Kammer, Ihrem Steuerberater oder einem Anwalt.

Wie wird aus dem Stundenzettel auf Papier ein digitaler Stundenzettel?

Papierzettel scheitern immer an derselben Stelle: Sie werden am Freitag aus dem Gedächtnis ausgefüllt, für die ganze Woche. Aus dem frühen Montag wird „7 bis 16 Uhr“, weil es meistens so ist, und die Überstunde vom Mittwoch ist entweder vergessen oder großzügig aufgerundet. Mit HR FLARE entsteht die Aufzeichnung dann, wenn gearbeitet wird:

• Morgens auf der Baustelle öffnet der Monteur HR FLARE auf dem Handy und stempelt ein.
• Feierabend: ausstempeln. Datum und Uhrzeiten sind sofort gespeichert.
• Am Ende der Woche sehen Sie den Stundenzettel durch und geben ihn frei, oder Sie lehnen ihn ab, wenn etwas nicht stimmt.
• Die freigegebenen Stunden liegen bereit, wenn die Lohnunterlagen an den Steuerberater gehen.

Auf der Planungsseite trägt jeder seine eigene Woche ein: im Einsatz, frei oder unterwegs, mit Uhrzeiten. Ihre Azubis tragen ihre Berufsschultage selbst ein, und Sie sehen die Woche aller auf einen Blick, genehmigter Urlaub ist schon eingezeichnet.

Eine Sache sage ich lieber gleich: HR FLARE erfasst, wann jemand gestempelt hat, nicht wo. Eine GPS-Ortung oder ein Geofencing gibt es nicht. Viele Ihrer Leute werden das eher beruhigend finden.

Wohin mit Unterweisungen, Nachweisen und Zertifikaten?

Das Arbeitsschutzgesetz verlangt, dass Beschäftigte regelmäßig unterwiesen werden, und nach der DGUV Vorschrift 1 muss das mindestens einmal jährlich passieren und dokumentiert werden. Dazu kommen Ersthelfer-Bescheinigungen, Staplerschein, Nachweise zur Elektrofachkraft oder zum Arbeiten auf Gerüsten. Im Alltag liegt davon die Hälfte in einem Ordner im Büro und die andere Hälfte als Foto in irgendeiner WhatsApp-Gruppe.

In HR FLARE laden Sie diese Dateien in die Dokumentenablage und legen sie unter dem Namen des Mitarbeiters ab, neben Arbeitsvertrag und Ausweiskopie. Wenn die Berufsgenossenschaft oder ein Generalunternehmer nach einem Nachweis fragt, öffnen Sie ihn und leiten ihn weiter. Unterweisungen können Sie zusätzlich per E-Signatur bestätigen lassen. Keine große Sache, aber es erspart Ihnen den einen Anruf, bei dem Sie am Bauzaun stehen und hoffen, dass jemand im Büro rangeht.

Wie arbeiten Sie Azubis und neue Monteure ein?

Der erste Tag im Betrieb sollte nicht auf der Motorhaube mit Formularen beginnen. Mit HR FLARE laden Sie neue Leute schon vor dem Start ein. Sie tragen ihre Daten selbst im Profil ein, Sie schicken den Vertrag zur digitalen Unterschrift, und eine Einarbeitungs-Checkliste hält fest, was noch fehlt: Unterlagen, Arbeitskleidung, Werkzeug, Sicherheitsunterweisung.

Nicht jeder Vertrag darf rein digital unterschrieben werden. Eine Befristung etwa braucht nach § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform, und am Bau können für den Nachweis der Arbeitsbedingungen strengere Regeln gelten. Was für Ihre Verträge gilt, klären Sie am besten mit einem Anwalt.

Bei Azubis macht das den größten Unterschied. Sie sind siebzehn, nervös und wissen nicht, was sie mitbringen sollen. Eine klare Liste eine Woche vorher hilft ihnen mehr als jede Begrüßungsrede. Und Sie müssen nicht alles im Kopf behalten.

Wie planen Sie Urlaub zwischen den Aufträgen?

Jeder Handwerksbetrieb kennt das: Im Sommer stapeln sich die Aufträge, und genau dann wollen alle zwei Wochen weg. Wer zuerst fragt, gewinnt. Das löst keine Software, sondern eine klare Regel, früh im Jahr festgelegt: wie viele gleichzeitig fehlen dürfen und welche Wochen tabu sind. Die Software zeigt Ihnen vor der Zusage, wer in der Woche schon frei hat.

In HR FLARE stellen Ihre Leute Urlaubsanträge per Handy, und Sie entscheiden mit einem Tipp. Die Salden stimmen immer, egal ob Sie den vollen Jahresurlaub am 1. Januar gutschreiben oder ihn monatlich aufbauen lassen. Resturlaub wird übertragen, Feiertage werden mitgezählt. Denken Sie bei Azubis unter 18 an § 19 Jugendarbeitsschutzgesetz: Wer zu Beginn des Jahres noch keine 16 ist, hat mindestens 30 Werktage Urlaub, unter 17 sind es 27 und unter 18 sind es 25 Werktage. Für die übrigen Beschäftigten rechnet der Urlaubsanspruch-Rechner den Anspruch nach dem Bundesurlaubsgesetz aus. Im Bauhauptgewerbe gilt das nicht: Dort richtet sich schon der Urlaubsanspruch selbst nach dem Bundesrahmentarifvertrag Bau (BRTV Bau), und die Urlaubsvergütung läuft über die SOKA-BAU. Die Regeln des Bundesurlaubsgesetzes und der Rechner passen dort nicht, und die SOKA-BAU-Meldungen ersetzt HR FLARE nicht.

Wer heute arbeitet und wer Urlaub hat, zeigt das Virtuelle Büro. Oder Sie fragen den KI-Assistenten einfach, wer in der zweiten Augustwoche fehlt.

Was bekommt der Steuerberater am Monatsende?

HR FLARE führt die Lohnaufzeichnungen mit Brutto, Abzügen und Netto, und jeder im Team sieht seine Lohnzettel selbst in der App. Die freigegebenen Stunden, die Abwesenheiten und die genehmigten Auslagen liegen an einem Ort. Die Lohnabrechnung selbst macht weiter Ihr Steuerberater: HR FLARE berechnet weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung und ist kein Ersatz für DATEV.

Klingt nach wenig? Fragen Sie mal, wie viel Zeit Ihr Büro jeden Monat damit verbringt, Stunden zusammenzusuchen. Genau diese Zeit holen Sie sich zurück.