Personalplanung in der Gastronomie, ohne Zettelwirtschaft

Kennen Sie diesen Samstag?

Samstagnachmittag, kurz bevor die Terrasse öffnet. Draußen sind es 28 Grad, und Ihre Aushilfe schreibt: „Schaffe es heute leider nicht.“ Sie stehen vor dem Dienstplan an der Kühlraumtür, der seit Mittwoch dreimal mit Kuli überschrieben wurde, und rufen die Leute der Reihe nach an. Nebenbei fällt Ihnen ein, dass die Stundenzettel der Minijobber noch in der Schublade liegen. Und das Steuerbüro will die Zahlen bis Montag.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, liegt das Problem selten am Team. Es liegt daran, dass alles Wichtige an fünf Stellen steckt: im Aushang, in der WhatsApp-Gruppe, in einer Excel-Tabelle, im Kopf der Schichtleitung und in einem Ordner im Büro. Gute Personalplanung in der Gastronomie heißt vor allem eines: eine Stelle statt fünf.

Warum ist Personalplanung in der Gastronomie so schwierig?

Im Büro arbeiten alle von neun bis fünf. In der Gastronomie hängt der Bedarf an Reservierungen, am Wetter, an Feiertagen und an der Messe, die gerade in der Stadt ist. Dazu kommt ein Team, das selten nur aus Vollzeitkräften besteht:

• Minijobber und Aushilfen mit einer Verdienstgrenze, die Sie über den Monat im Blick behalten müssen.
• Studierende, deren Verfügbarkeit sich mit jedem Semester und jeder Prüfungsphase ändert.
• Service und Küche mit ganz unterschiedlichen Zeiten: Mise en place am Vormittag, Service bis nach Mitternacht.
• Saisonkräfte, die im Frühjahr anfangen und im Herbst wieder gehen.
• Teildienste und Doppelschichten, die trotzdem korrekt erfasst sein wollen.

Ein Plan, der nur am Büro-PC hängt, hält so einen Betrieb nicht aus. Er muss vom Handy aus funktionieren, kurz bevor die Tür aufgeht, und Ihr Team muss ihn sehen können, ohne Sie zu fragen.

Was gilt bei der Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie?

Kurz und allgemein: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einführen müssen. Das betrifft grundsätzlich alle Branchen, nicht nur die Gastronomie.

Für Gaststätten und Hotels gilt allerdings schon länger eine besondere Pflicht. Nach § 17 Mindestlohngesetz müssen Arbeitgeber in bestimmten Branchen, darunter das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, sowie für Minijobber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, redet er bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung mit.

Mit HR FLARE stempeln Ihre Leute per Handy oder Browser ein und aus. Beginn, Ende und Dauer landen im Stundenzettel, und die Schichtleitung gibt ihn frei. Das ist eine digitale Grundlage statt loser Zettel in der Schublade. Ob Ihre konkrete Umsetzung alle Anforderungen erfüllt, klären Sie bitte mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Dieser Abschnitt ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.

Wie funktioniert die Wochenplanung mit HR FLARE?

Die Woche des ganzen Teams auf einer Seite

Auf der Planungsseite trägt jede Person ihre eigene Woche ein: an welchen Tagen sie arbeitet, frei hat oder nicht da ist, und zu welchen Zeiten. Sie sehen die Wochen aller nebeneinander, genehmigter Urlaub ist schon eingetragen. Die Frage „Wer ist am Samstag da?“ beantwortet ein Blick, kein Scrollen durch die WhatsApp-Gruppe. Bearbeiten kann jede Person nur ihre eigene Zeile.

Wichtig zu wissen: HR FLARE ist kein Werkzeug, in dem Sie Schichten bauen und verteilen. Es funktioniert andersherum. Ihr Team trägt seine Wochen ein, und Sie behalten das Gesamtbild. Meldet sich jemand krank, stellt die Person einen Antrag in der App. Sobald Sie ihn genehmigen, sehen alle den neuen Stand. Den Ersatz suchen Sie weiterhin selbst, am schnellsten mit einer Nachricht an die Gruppe Service oder Küche im internen Chat.

Stunden erfassen, freigeben, weitergeben

Die Zeiten aus dem Ein- und Ausstempeln sammeln sich im Stundenzettel. Sie oder Ihre Schichtleitung prüfen und geben frei. Am Monatsende müssen Sie nicht mehr rekonstruieren, wer am Freitag bis halb zwei geblieben ist. Die freigegebenen Stunden liegen vor, und das hilft auch beim Blick auf die Minijob-Grenze.

Lohnunterlagen geordnet, die Abrechnung bleibt beim Steuerbüro

HR FLARE führt Lohnaufzeichnungen mit Brutto, Abzügen und Netto, und Ihre Leute finden ihre Lohnzettel in der App. Lohnsteuer und Sozialversicherung berechnet HR FLARE nicht, und es ersetzt auch kein DATEV. Das bleibt bei Ihrem Steuerbüro, und dort ist es gut aufgehoben. Sie sparen sich aber das Verschicken einzelner PDFs und die Nachfrage „Kannst du mir den März noch mal schicken?“

Wie behalten Sie Urlaubsanträge in der Hochsaison im Griff?

Im August will das halbe Team frei, und genau dann ist der Biergarten voll. Mit HR FLARE kommen Urlaubsanträge über die App, Sie genehmigen oder lehnen ab, und das Urlaubskonto aktualisiert sich selbst. Der Jahresurlaub kann auf einmal gutgeschrieben werden oder monatlich anwachsen, was bei Saisonkräften mit Start im April praktisch ist. Feiertage werden berücksichtigt, und Resturlaub lässt sich ins nächste Jahr übertragen. Wie viel Urlaub jemandem zusteht, rechnen Sie vorab mit dem Urlaubsanspruch-Rechner aus.

Ein Tipp noch: Legen Sie im Frühjahr eine klare Regel fest, zum Beispiel höchstens zwei Leute pro Bereich gleichzeitig im Urlaub zwischen Juni und August, und sagen Sie sie allen. Die App setzt diese Regel nicht für Sie durch. Aber wenn alle Anträge an einem Ort liegen, fällt das Einhalten deutlich leichter als mit Zurufen in der Küche.

Wie finden Sie schnell Saisonkräfte?

Wer im März merkt, dass für die Terrassensaison noch drei Leute fehlen, hat keine Zeit für lange Prozesse. So läuft es mit HR FLARE:

• Stellenanzeige anlegen für Service, Küche, Theke oder Spüle.
• Karriere-Link teilen auf Instagram, auf Ihrer Website oder als QR-Code auf einem Aushang im Fenster.
• Die KI liest zuerst. Bewerbungen kommen vom Handy, die KI liest jeden Lebenslauf und füllt die Bewerbung aus. Sie sehen übersichtliche Angaben statt eines Stapels Anhänge.
• Onboarding an einem Ort. Eine Checkliste für die ersten Tage, die Dokumentenablage für Verträge und etwa die Bescheinigung über die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz, und die E-Signatur für Dokumente, die beide Seiten unterschreiben.

Ein Hinweis zur E-Signatur: Für befristete Verträge gilt die Schriftform nach § 14 Abs. 4 TzBfG. Welche Form ein Dokument braucht, klärt im Zweifel eine Anwältin oder ein Anwalt.

Was ist mit Datenschutz und DSGVO?

Arbeitszeiten, Urlaubstage und Lohnzettel sind personenbezogene Daten, und damit sollten Sie sorgfältig umgehen. HR FLARE ist DSGVO-ready, Ihre Daten lassen sich jederzeit exportieren, und Stunden, Urlaubskonto und Lohnzettel sieht jede Person nur für sich selbst. Die Wochenplanung ist bewusst für das Team sichtbar, damit alle wissen, wer da ist. Das ist schon mal deutlich besser als ein Aushang mit Handynummern in einer WhatsApp-Gruppe mit 30 Leuten.

Nutzt mein Team überhaupt noch eine App mehr?

Berechtigte Frage. HR FLARE läuft im Browser, es gibt eine Mac-App fürs Büro, und die Handy-App installieren Ihre Leute direkt über die Seite App herunterladen, ohne Suche im App Store. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch, was in vielen Küchen mit gemischtem Team einiges erleichtert. Und wer einmal gemerkt hat, dass in der App steht, wer am Samstag da ist, fragt nicht mehr nach.

Dazu kommt ein KI-Assistent, der Fragen zu Ihren eigenen Personaldaten beantwortet. Fragen Sie ihn, wer nächste Woche Urlaub hat oder wie viele Stunden eine Aushilfe diesen Monat gearbeitet hat, und er schaut für Sie nach.

Was kostet das für einen kleinen Betrieb?

HR FLARE ist für bis zu 5 Mitarbeitende kostenlos, eine Kreditkarte brauchen Sie dafür nicht. Ein kleines Café kann damit arbeiten, ohne etwas zu zahlen. Für größere Teams finden Sie die Tarife auf der Seite Preise.

Unser Vorschlag: Probieren Sie es an einer echten Woche aus. Lassen Sie alle ihre nächste Woche eintragen, lassen Sie zwei Leute ein- und ausstempeln und genehmigen Sie einen Urlaubsantrag. Am Sonntagabend wissen Sie, ob es zu Ihrem Betrieb passt. Das sagt mehr als jede Funktionsliste, diese hier eingeschlossen.