Personalsoftware für Schweizer KMU

Was Schweizer KMU wirklich suchen

Wer in der Schweiz zehn Leute beschäftigt, hat meist keine HR-Abteilung, sondern eine Person, die nebenher Ferienlisten pflegt, Krankmeldungen ablegt und Arbeitsverträge verwaltet. Die Frage ist selten «Welche Suite hat die meisten Module?», sondern: Wo steht, wie viele Ferientage Frau Meier noch hat? Wer war letzte Woche krank, und gilt schon eine Sperrfrist? Und können wir dem Arbeitsinspektorat Arbeitszeiten zeigen, falls es fragt?

Genau diese Alltagsfragen sind auf dieser Seite sortiert. Zu jedem Punkt steht, was das Gesetz verlangt, mit Artikelnummer und Link zur Quelle, und was eine Software dazu beitragen kann. Lohnbuchhaltung, Quellensteuer und Sozialversicherungsmeldungen lassen wir bewusst aus der HR-Software heraus: In der Schweiz hängen sie an Ausgleichskasse, Pensionskasse und Kanton, und dafür gibt es spezialisierte Anbieter.

Ferienanspruch nach OR Art. 329a bis 329d

Das Gesetz ist hier knapp. Art. 329a Abs. 1 OR: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer jedes Dienstjahr wenigstens vier Wochen, dem Arbeitnehmer bis zum vollendeten 20. Altersjahr wenigstens fünf Wochen Ferien zu gewähren. Ein Dienstjahr läuft ab dem Eintrittsdatum, nicht im Kalenderjahr. Wer am 1. Juli beginnt, hat sein erstes Dienstjahr bis zum 30. Juni.

• Teilzeit und Tage: Das Gesetz spricht von Wochen. Bei einer Fünftagewoche sind vier Wochen 20 Tage, fünf Wochen 25 Tage. Bei vier Arbeitstagen pro Woche sind es 16 beziehungsweise 20 Tage.
• Unvollständiges Dienstjahr: Ferien sind entsprechend der Dauer des Arbeitsverhältnisses im betreffenden Dienstjahr zu gewähren (Art. 329a Abs. 3). Wer sechs Monate dabei war, hat bei 20 Tagen pro Jahr 10 Tage.
• Kürzung: Bei selbstverschuldeter Verhinderung von insgesamt mehr als einem Monat im Dienstjahr darf der Arbeitgeber für jeden vollen Monat um einen Zwölftel kürzen (Art. 329b Abs. 1). Bei unverschuldeter Verhinderung (Krankheit, Unfall, gesetzliche Pflichten, öffentliches Amt, Jugendurlaub) darf er nicht kürzen, solange sie zusammen nicht mehr als einen Monat im Dienstjahr dauert (Abs. 2). Dauert sie länger, ist das ein Fall für die Rechtsberatung.
• Zeitpunkt: Ferien sind in der Regel im Dienstjahr zu gewähren, mindestens zwei Wochen müssen zusammenhängen. Den Zeitpunkt bestimmt der Arbeitgeber und nimmt auf die Wünsche der Mitarbeitenden Rücksicht, soweit der Betrieb es zulässt (Art. 329c).
• Keine Auszahlung: Während des Arbeitsverhältnisses dürfen Ferien nicht durch Geld oder andere Vergünstigungen abgegolten werden (Art. 329d Abs. 2).

Für eine Software heisst das: Mitarbeitende beantragen, der Arbeitgeber entscheidet. Genau so ist der Ablauf in HR FLARE gebaut, mit Saldo, Genehmigung und einem Freitextfeld für die Begründung des Antrags.

So rechnet der Ferienrechner

Die Formel steht hier offen, damit Sie sie nachprüfen können:

Vier Beispiele zum Gegenprüfen. Erstens: 35 Jahre alt, Fünftagewoche, volles Dienstjahr: 4 × 5 = 20 Tage. Zweitens: Person bis zum vollendeten 20. Altersjahr, Fünftagewoche, volles Dienstjahr: 5 × 5 = 25 Tage, vorbehaltlich des Vertrags. Drittens: Eintritt mitten im Dienstjahr, sechs Monate: 20 × 6/12 = 10 Tage. Viertens: drei volle Monate selbstverschuldet abwesend bei 20 Tagen: 20 × 3/12 = 5 Tage Kürzung, 15 Tage bleiben. Wären es drei Wochen Krankheit ohne Verschulden gewesen, bleiben alle 20 Tage. Bei sechs Monaten Beschäftigung und drei Monaten Abwesenheit wird auf die anteiligen 10 Tage gekürzt: 10 × 3/6 = 5 Tage, es bleiben 5.

Das Gesetz sagt nichts zum Runden. Auf halbe Tage zu runden ist eine Vereinbarung, kein Gesetz. Der Rechner zeigt deshalb den exakten Wert und rundet nicht. Länger dauernde unverschuldete Abwesenheit, etwa mehrmonatige Krankheit, bildet der Rechner nicht ab. Weitere Sonderfälle der Kürzung, etwa Schwangerschaft bis zu zwei Monaten, Mutterschafts-, Vaterschafts-, Betreuungs- oder Adoptionsurlaub, sind in Art. 329b Abs. 3 geregelt: Dafür gehört der Fall in die Rechtsberatung, nicht in einen Online-Rechner. Für Deutschland rechnet unser Urlaubsanspruch-Rechner nach dem deutschen Bundesurlaubsgesetz, nicht nach OR.

Mehr als das Gesetz: Vertrag, GAV und Alter

Viele Schweizer Betriebe gewähren fünf Wochen ab 50 Jahren oder ab einer bestimmten Dienstdauer. Das ist grosszügig, aber freiwillig: In Art. 329a gibt es keine Altersstufe 50. Es steht dann im Arbeitsvertrag, im Personalreglement oder im GAV, und nur dort. Wer die Software einrichtet, hinterlegt deshalb den Jahresanspruch pro Person, nicht pro Gesetz. So bildet jede Person genau ihren vertraglichen Anspruch ab, auch wenn er von Kollegin zu Kollege verschieden ist.

Praktisch: Notieren Sie für jede Person das Eintrittsdatum (es bestimmt das Dienstjahr), die Tage pro Woche und die vertraglichen Wochen. Den Rest, Saldo, Übertrag und Genehmigung, übernimmt die Software.

Arbeitszeiterfassung nach ArG und ArGV 1

Die Eckwerte aus dem Arbeitsgesetz: Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden für Büropersonal, technische und andere Angestellte sowie in industriellen Betrieben und 50 Stunden für alle übrigen Arbeitnehmenden (Art. 9 Abs. 1 ArG). Pausen sind Pflicht: eine Viertelstunde ab mehr als fünfeinhalb Stunden täglicher Arbeit, eine halbe Stunde ab mehr als sieben, eine Stunde ab mehr als neun (Art. 15 Abs. 1 ArG). Ein Bürotag mit acht Stunden braucht also mindestens 30 Minuten Pause, ein Tag mit 9,5 Stunden eine volle Stunde.

Aufzeichnen müssen Sie, damit die Behörden es prüfen können (Art. 46 ArG). Das SECO konkretisiert mit Art. 73 ArGV 1: Dauer sowie Beginn und Ende der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, einschliesslich Ausgleichs- und Überzeitarbeit, und die Pausen von einer halben Stunde und mehr müssen ersichtlich sein.

Überstunden sind ein eigenes Thema im Obligationenrecht. Wird Überstundenarbeit weder durch Freizeit ausgeglichen noch schriftlich anders vereinbart, bemisst sich der Lohn nach dem Normallohn samt einem Zuschlag von mindestens einem Viertel (Art. 321c Abs. 3 OR). Beispiel: 3 Überstunden bei einem Normallohn von 40 Franken pro Stunde ergeben 3 × 40 × 1,25 = 150 Franken. Dies ist die Rechnung nach der gesetzlichen Auffangregel. Ihr Vertrag kann Abweichendes vorsehen.

Verzicht und vereinfachte Erfassung

Seit dem 1. Januar 2016 gibt es zwei Ausnahmen von der systematischen Erfassung: den Verzicht (Art. 73a ArGV 1) und die vereinfachte Erfassung (Art. 73b). Laut SECO lässt sich die vereinfachte Erfassung in Betrieben mit weniger als 50 Angestellten auch individuell mit der einzelnen Person schriftlich vereinbaren.

Was heisst das für die Software? Wer die Erfassung nicht weglassen darf, braucht einen Nachweis mit Beginn und Ende pro Tag. HR FLARE bietet Ein- und Ausstempeln im Browser, auf dem Mac und auf dem Handy, dazu Wochenzettel mit Freigabe durch die Vorgesetzten. Ob dieser Ablauf Ihre Pflichten nach Art. 73 ArGV 1 abdeckt, vor allem bei den Pausen ab 30 Minuten, prüfen Sie vor dem Einsatz im Gratis-Plan mit einigen Testtagen. Eine Zusicherung dazu geben wir nicht. Unser Überstunden-Rechner prüft gegen das deutsche Arbeitszeitgesetz und passt deshalb nicht auf das ArG.

Kündigungsfristen nach OR Art. 335 bis 335c

In der Probezeit, das ist der erste Monat, kann das Arbeitsverhältnis jederzeit mit sieben Tagen Frist gekündigt werden (Art. 335b). Schriftlich lässt sich die Probezeit auf höchstens drei Monate verlängern. Danach gilt Art. 335c Abs. 1: ein Monat im ersten Dienstjahr, zwei Monate vom zweiten bis und mit dem neunten, drei Monate ab dem zehnten, jeweils auf das Ende eines Monats.

Abweichungen sind erlaubt: durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag. Unter einen Monat darf nur ein GAV gehen, und nur für das erste Dienstjahr (Abs. 2). Und: Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer dürfen keine unterschiedlichen Fristen vereinbart werden. Bei widersprechender Abrede gilt für beide die längere (Art. 335a Abs. 1). Kündigt der Arbeitgeber aus wirtschaftlichen Gründen, dürfen für den Arbeitnehmer kürzere Fristen vereinbart werden (Abs. 2).

Besonders wichtig sind die Sperrfristen. Nach der Probezeit darf der Arbeitgeber nicht kündigen, solange die Person ohne eigenes Verschulden wegen Krankheit oder Unfall ganz oder teilweise an der Arbeit verhindert ist: im ersten Dienstjahr während 30 Tagen, vom zweiten bis fünften Dienstjahr während 90 Tagen, ab dem sechsten während 180 Tagen (Art. 336c Abs. 1 lit. b). Eine Kündigung innerhalb der Sperrfrist ist nichtig.

So rechnet der Fristenrechner

Vier Beispiele. Fünftes Dienstjahr, Kündigung am 12. März: zwei Monate, Ende am 31. Mai. Zehntes Dienstjahr, Kündigung am 31. Januar: drei Monate, Ende am 30. April. Probezeit: sieben Tage, egal an welchem Tag. Drittes Dienstjahr und krank ohne Verschulden: In den ersten 90 Tagen der Arbeitsunfähigkeit darf der Arbeitgeber nicht kündigen.

Wo der Rechner nicht weiterhilft: Er kennt weder eine verlängerte Probezeit noch abweichende Fristen aus Ihrem Vertrag, einem Normalarbeitsvertrag oder einem GAV, und er prüft keine Sperrfristen. Bei Kündigungen genau an der Grenze eines Dienstjahres, bei Krankheit, Schwangerschaft oder im Streitfall holen Sie sich eine Rechtsauskunft ein. Der Kündigungsfrist-Rechner von HR FLARE rechnet nach § 622 BGB und ist für Deutschland gedacht, nicht für die Schweiz.

Datenschutz im HR nach revDSG

Das revidierte Datenschutzgesetz gilt seit dem 1. September 2023. Für HR zählen vor allem diese Punkte:

• Zweckbindung im Arbeitsverhältnis: Der Arbeitgeber darf Daten über Mitarbeitende nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (Art. 328b OR).
• Datensicherheit: Verantwortliche und Auftragsbearbeiter gewährleisten durch technische und organisatorische Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit (Art. 8 DSG).
• Dienstleister prüfen: Wer eine HR-Software einsetzt, muss sich vergewissern, dass der Anbieter die Datensicherheit gewährleisten kann (Art. 9 Abs. 2 DSG).
• Informationspflicht: Betroffene Personen sind angemessen über die Beschaffung ihrer Personendaten zu informieren (Art. 19 DSG).
• Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten: Art. 12 Abs. 1 verlangt es von Verantwortlichen und Auftragsbearbeitern. Unternehmen, die am 1. Januar eines Jahres weniger als 250 Mitarbeitende beschäftigen, sind davon befreit (Art. 12 Abs. 5 DSG, Art. 24 DSV). Das gilt nicht, wenn sie umfangreich besonders schützenswerte Personendaten bearbeiten, etwa Gesundheitsdaten aus Arztzeugnissen, oder ein Profiling mit hohem Risiko durchführen.
• Meldung von Pannen: Eine Verletzung der Datensicherheit mit voraussichtlich hohem Risiko melden Sie dem EDÖB so rasch wie möglich (Art. 24 Abs. 1 DSG).
• Bussen: Private Personen werden auf Antrag mit Busse bis zu 250 000 Franken bestraft, etwa bei vorsätzlicher Verletzung der Informationspflichten (Art. 60 DSG).

Worauf Sie bei der HR-Software achten

Fragen Sie den Anbieter, wo die Daten gehostet werden, wer Zugriff hat, ob es eine Auftragsbearbeitungsvereinbarung gibt, wie Zugriffe protokolliert werden und wie Sie Daten exportieren und löschen. HR FLARE ist auf die DSGVO ausgelegt und in Europa gehostet, mit Datenexport und rollenbasiertem Zugriff. Wir behaupten kein Zertifikat und kein Schweizer Hosting. Ob das für Ihre Daten reicht, entscheiden Sie als Verantwortlicher, und bei besonders schützenswerten Daten wie Gesundheitsdaten in Krankmeldungen lohnt sich ein Gespräch mit Ihrer Datenschutzberatung. Details stehen in der Datenschutzerklärung und auf der DSGVO-Seite.

Was HR FLARE für Schweizer KMU nicht kann

Das gehört an den Anfang jeder Evaluation, nicht ans Ende. HR FLARE ist keine Schweizer Lohnsoftware.

Zur Einordnung, was die Schweizer Lohnsoftware leisten muss: Als Arbeitgeber ziehen Sie 5,3 Prozent des Lohns für den Anteil der Mitarbeitenden an AHV, IV und EO ab und überweisen den Betrag zusammen mit Ihrem eigenen Anteil von ebenfalls 5,3 Prozent an die Ausgleichskasse, zusammen 10,6 Prozent. Die Arbeitslosenversicherung kommt separat dazu. Bei einem Bruttolohn von 6000 Franken sind das 318 Franken Arbeitnehmeranteil (6000 × 0,053). Das Beispiel zeigt nur, was Lohnsoftware tun muss, nicht, was HR FLARE tut. Die definitiven Beiträge beruhen auf Ihrer Lohndeklaration, die spätestens bis zum 30. Januar nach Ende des Beitragsjahres bei der Ausgleichskasse einzureichen ist (Merkblatt 2.01, Stand 1. Januar 2026).

Was HR FLARE für Schweizer KMU leistet

• Absenzen: Ferien, Krankheit und andere Abwesenheiten mit Saldo, jährlicher Gutschrift oder monatlichem Aufbau und Übertrag. Anträge brauchen eine Begründung als Freitext. Die Genehmigung liegt beim Arbeitgeber, wie es Art. 329c vorsieht.
• Selbst geplante Woche: Jede Person trägt ihre Woche selbst ein (Büro, Homeoffice, frei, unterwegs). Das Team sieht die Woche der anderen mit genehmigten Absenzen darüber. Einen Dienstplan, den die Leitung baut, gibt es nicht.
• Stempeln und Zeitnachweise: Ein- und Ausstempeln, Wochenzettel, Freigabe durch Vorgesetzte.
• Personaldossier: Profile, Dokumente, Onboarding-Checklisten, Organigramm und E-Signatur für Verträge zwischen zwei Parteien.
• Lohnunterlagen: Lohnabrechnungen als Aufzeichnung, ohne Berechnung und ohne Meldung.
• Sprachen und Preise: Deutsch und Englisch. Gratis bis 5 Mitarbeitende, danach Pauschalpläne (Starter bis 10, Growth bis 30, Business bis 75) in US-Dollar, aktuell auf der Preisseite. Die Preise gelten pro Plan, nicht pro Person. Feiertage Ihres Kantons prüfen Sie nach der Einrichtung selbst nach.

Checkliste: 8 Fragen vor dem Kauf

• Bildet die Software ein Dienstjahr ab Eintrittsdatum ab, nicht nur das Kalenderjahr?
• Kann ich pro Person einen eigenen Ferienanspruch hinterlegen (Vertrag, GAV, Alter)?
• Wird die Ferienbewilligung vom Arbeitgeber erteilt, nicht automatisch?
• Zeigt die Zeiterfassung Beginn, Ende und Pausen pro Tag, und kann ich sie exportieren, wenn das Arbeitsinspektorat fragt?
• Gibt es einen Datenexport und eine Löschfunktion, die zu Auskunft und Löschbegehren nach revDSG passen?
• Wo liegen die Daten, und gibt es eine Auftragsbearbeitungsvereinbarung?
• Was kostet es bei meiner Teamgrösse, in welcher Währung, mit welcher Kündigungsfrist?
• Was kann die Software ausdrücklich nicht, und wer macht dann die Lohnabrechnung?

Quellen und Stand

Quellen geprüft am 6. Oktober 2026. Die Gesetzestexte stammen aus den konsolidierten Fassungen auf Fedlex: Obligationenrecht Stand 1. Januar 2026, Arbeitsgesetz und Datenschutzgesetz Stand 1. September 2023.

• Obligationenrecht (SR 220), Art. 321c, 328b, 329a bis 329d, 335a bis 335c, 336c: Fedlex und Textfassung Stand 1.1.2026
• Arbeitsgesetz (SR 822.11), Art. 9, 15, 46: Fedlex und Textfassung Stand 1.9.2023
• Datenschutzgesetz (revDSG, SR 235.1), Art. 8, 9, 12, 19, 24, 60: Fedlex und Textfassung Stand 1.9.2023
• Datenschutzverordnung (DSV, SR 235.11), Art. 24: Fedlex
• SECO, Arbeitszeiterfassung (Art. 46 ArG, Art. 73, 73a, 73b ArGV 1): seco.admin.ch
• EDÖB, Das neue Datenschutzgesetz aus Sicht des EDÖB: edoeb.admin.ch
• AHV/IV, Merkblatt 2.01, Beiträge von Arbeitgebenden, Stand 1. Januar 2026: ahv-iv.ch
• HR FLARE, Funktionen und Preise: hrflare.com/preise/

Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Bei Streitfällen, Sonderfällen und Abweichungen aus Vertrag, Normalarbeitsvertrag oder GAV zählt der Einzelfall.