Voitures de société : conducteurs, relevé mensuel et avantage d’usage privé
Une voiture de société, c’est un véhicule, un conducteur, un relevé mensuel et un avantage que quelqu’un doit calculer. HR FLARE réunit tout au même endroit et transmet l’avantage à la paie.
Comment suivre les voitures de société dans un outil RH ?
On enregistre chaque voiture avec son prix, son carburant et ses données de location, on l’attribue à un conducteur avec une date de remise, et le conducteur saisit une fois par mois le compteur, une photo et les frais. L’avantage d’usage privé est calculé avec les pourcentages que fixe votre entreprise et arrive dans les éléments de paie sous forme de ligne.
En bref
- Voitures de société est un module complémentaire. Il est désactivé tant qu’un propriétaire, un administrateur ou les RH ne l’activent pas, et n’exige pas le module Matériel.
- Les conducteurs saisissent chaque mois le compteur avec photo, les frais de carburant ou de recharge et les dommages. Un rappel arrive le dernier jour du mois.
- L’avantage est un pourcentage du prix catalogue. Pour la France, aucune valeur n’est préremplie : l’entreprise saisit la sienne.
La voiture, le conducteur et l’historique
Pour chaque voiture, on enregistre la plaque, la marque, le modèle, la première immatriculation, la date d’achat, le carburant, le prix catalogue, les émissions de CO2 et l’autonomie électrique, le mode de détention (achat, location ou voiture de société), la fin de la location, l’autorisation d’usage privé, un budget carburant mensuel et un kilométrage annuel autorisé.
Une voiture a un titulaire à la fois. La remise conserve l’historique et peut enregistrer la distance entre le domicile et le premier lieu de travail. D’autres personnes peuvent être ajoutées comme conducteurs supplémentaires : elles voient la voiture et peuvent saisir un mois pour elle, mais n’ont aucun avantage.
Ce que le conducteur saisit chaque mois
Une saisie par voiture et par mois, pour le mois en cours ou jusqu’à 24 mois en arrière.
| Saisie | Contenu | À savoir |
|---|---|---|
| Compteur | Le relevé et, par défaut, une photo | Un relevé ne peut jamais être inférieur à celui d’un mois précédent. L’entreprise peut supprimer l’exigence de photo. |
| Carburant et recharge | Montant, jour et justificatif | Si le conducteur a payé lui-même, le montant peut être remboursé et devient une ligne de paie. |
| Dommages | Ce qui s’est passé, le jour et une photo facultative | Visibles du conducteur et du propriétaire, des administrateurs et des RH. |
Les photos et les justificatifs sont conservés dans un espace privé que seuls la personne, le propriétaire, les administrateurs et les RH peuvent ouvrir.
Comment l’avantage d’usage privé est calculé
L’avantage d’un conducteur pour un mois est :
prix catalogue × (pourcentage + kilomètres du trajet domicile-travail × taux par kilomètre) ÷ 100 × jours de détention ÷ jours du mois
Les pourcentages sont des valeurs de règles, pas des constantes du programme. Votre entreprise les choisit, et chaque changement est daté et enregistré. Seule l’Allemagne a des valeurs officielles préremplies, qui ne s’appliquent pas aux entreprises d’autres pays.
- En France et dans tout autre pays : aucune valeur préremplie. L’entreprise saisit un pourcentage, et l’avantage est le prix catalogue multiplié par ce pourcentage. Tant qu’il n’est pas fixé, la page l’indique et la ligne de paie ne porte aucun montant.
- Électrique et hybride : si l’entreprise fixe un pourcentage propre, il s’applique. Sinon, le pourcentage général s’applique.
Une voiture de pool sans usage privé ne donne aucun avantage. Seul le titulaire a un avantage, et il le voit lui-même. L’évaluation fiscale de cet avantage relève de votre conseil.
Rappels, budget et imports
- Rappel de fin de mois. Le conducteur est relancé le dernier jour si la voiture n’a pas encore de saisie.
- Escalade. Quelques jours après la fin du mois (cinq par défaut), le propriétaire, les administrateurs et les RH reçoivent une seule notification avec le nombre de voitures sans saisie.
- Alerte de budget. Quand les frais d’une voiture dépassent son budget carburant mensuel, le propriétaire, les administrateurs et les RH sont prévenus. Le conducteur ne l’est pas.
- Prévision de kilométrage. À partir des relevés mensuels, HR FLARE projette les trois mois suivants et, pour une location avec kilométrage autorisé, le relevé à la fin du contrat. Elle est signalée comme une estimation.
- Imports CSV. Chargez des transactions de cartes carburant ou un ancien historique de relevés et de frais. Vous indiquez quelle colonne contient quoi, vérifiez une simulation qui présente chaque ligne comme prête, en double ou en erreur, et seulement ensuite vous confirmez. Les doublons sont ignorés : charger deux fois le même fichier n’ajoute rien. Aucune connexion à un émetteur de cartes, seulement votre fichier.
Vers la paie, et qui voit quoi
Quand le module des éléments de paie est activé, l’avantage devient une ligne par conducteur, voiture et mois, et les frais remboursables une autre. Un justificatif tardif ou un prix corrigé devient une correction dans le mois ouvert suivant. Les imports de cartes ne sont pas remboursables, car l’entreprise les a déjà payés.
Le propriétaire, les administrateurs et les RH voient chaque voiture et chaque avantage. Le titulaire et les conducteurs supplémentaires voient leur propre voiture. Les managers et les collègues ne voient ni frais ni avantage.
Questions fréquentes
HR FLARE calcule-t-il l’avantage de la voiture de société ?
Les conducteurs doivent-ils saisir quelque chose chaque mois ?
Puis-je importer des données de cartes carburant ?
L’avantage de la voiture est-il confidentiel ?
Faut-il le module Matériel ?
Pour aller plus loin
Fini les photos de compteur dans un groupe de discussion
Un seul endroit pour la voiture, le conducteur, la saisie mensuelle et l’avantage. Gratuit jusqu’à 10 salariés, sans carte bancaire.