Dienstwagen: Fahrer, Monatsmeldung und der geldwerte Vorteil
Ein Dienstwagen ist ein Fahrzeug, ein Fahrer, ein Kilometerstand und ein steuerlicher Vorteil, den jemand ausrechnen muss. HR FLARE führt alles an einem Ort und gibt den Vorteil an die Lohnabrechnung weiter.
Wie verwaltet man Dienstwagen und die 1 Prozent Regel in einer HR-Software?
Fahrzeug mit Listenpreis, Antriebsart und Leasingdaten anlegen, einem Fahrer mit Übergabedatum zuordnen und monatlich Kilometerstand, Foto und Kosten erfassen lassen. Den geldwerten Vorteil rechnet HR FLARE aus den Prozentsätzen, die Ihre Firma festlegt, und gibt ihn als Zeile an die Lohnmeldung.
Kurz gesagt
- Dienstwagen ist ein Zusatzmodul. Es ist aus, bis Inhaber, Admin oder HR es einschalten, und braucht das Modul Ausstattung nicht.
- Fahrer erfassen einmal im Monat Kilometerstand mit Foto, Tank- und Ladekosten und Schäden. Am Monatsletzten kommt eine Erinnerung.
- Für Deutschland sind 1 Prozent, 0,25, 0,5 und 0,03 Prozent je Entfernungskilometer vorbelegt. Sie bleiben Werte, die Sie ändern können.
Fahrzeug, Fahrer und Historie
Zu jedem Wagen speichern Sie Kennzeichen, Marke, Modell, Erstzulassung, Anschaffungsdatum, Antriebsart, Bruttolistenpreis, CO2-Wert und elektrische Reichweite, ob er gekauft, geleast oder Firmenwagen ist, das Leasingende, ob private Nutzung erlaubt ist, ein monatliches Tankbudget und eine jährliche Kilometerleistung.
Ein Wagen hat jeweils einen Halter. Bei der Übergabe bleibt die Historie erhalten, und die Übergabe kann die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte speichern. Weitere Mitarbeitende lassen sich als zusätzliche Fahrer eintragen: Sie sehen das Fahrzeug und dürfen einen Monat dafür erfassen, haben aber keinen Vorteil.
So berechnet HR FLARE den geldwerten Vorteil
Der Vorteil für einen Fahrer und einen Monat ist:
Bruttolistenpreis × (Prozentsatz + Entfernungskilometer × Satz je Kilometer) ÷ 100 × Tage im Besitz ÷ Tage im Monat
- Pauschale Methode (1 Prozent Regel): 1 Prozent des Bruttolistenpreises im Monat.
- Elektro und Hybrid: 0,25 Prozent für Elektrofahrzeuge innerhalb der Preisgrenze, 0,5 Prozent für Elektrofahrzeuge darüber und für Plug-in-Hybride, die die Voraussetzungen erfüllen. Die Preisgrenze hängt vom Anschaffungsdatum ab, und bei jedem vorbelegten Wert steht die Quelle.
- Fahrten zur Arbeit: 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat.
Ein Beispiel: Listenpreis 50.000 Euro, Verbrenner, 20 Kilometer zur Arbeit. Die 1 Prozent Regel ergibt 500 Euro im Monat, der Zuschlag für den Arbeitsweg 50.000 × 0,03 Prozent × 20 = 300 Euro. Zusammen 800 Euro im Monat bei vollem Monat im Besitz. Das ist ein Rechenbeispiel, keine Steuerberatung.
Die Sätze sind Regelwerte und keine Konstanten im Programm. Änderungen sind datiert und protokolliert. Ein Poolfahrzeug ohne private Nutzung hat keinen Vorteil, und nur der Halter hat einen. Der Halter sieht seinen eigenen Betrag.
Kein Fahrtenbuch. Der monatliche Eintrag von Kilometerstand und Kosten ersetzt kein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch. HR FLARE rechnet mit der pauschalen Methode.
Was der Fahrer jeden Monat erfasst
Ein Eintrag je Fahrzeug und Monat, für den laufenden Monat oder bis zu 24 Monate zurück.
| Eintrag | Inhalt | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Kilometerstand | Der Stand und standardmäßig ein Foto davon | Ein Stand darf nie niedriger sein als der eines früheren Monats. Die Fotopflicht lässt sich abschalten. |
| Tanken und Laden | Betrag, Tag und Beleg | Hat der Fahrer selbst bezahlt, kann es erstattet werden und wird zur Lohnzeile. |
| Schaden | Was passiert ist, der Tag und ein optionales Foto | Sichtbar für den Fahrer sowie Inhaber, Admin und HR. |
Fotos und Belege liegen in einem privaten Speicher, den nur die Person sowie Inhaber, Admin und HR öffnen können.
Erinnerungen, Budget und Import
- Erinnerung am Monatsende. Der Fahrer wird am letzten Tag erinnert, wenn für den Wagen noch kein Eintrag vorliegt.
- Eskalation. Einige Tage nach Monatsende (standardmäßig fünf) erhalten Inhaber, Admin und HR eine Meldung mit der Zahl der Fahrzeuge ohne Eintrag.
- Budgetwarnung. Überschreiten die Kosten das Monatsbudget eines Wagens, erfahren es Inhaber, Admin und HR. Der Fahrer nicht.
- Kilometerprognose. Aus den Monatsständen schätzt HR FLARE die nächsten drei Monate und bei Leasing mit Kilometerleistung den Stand am Vertragsende. Die Prognose ist als Schätzung gekennzeichnet.
- CSV-Import. Tankkartenumsätze oder alte Kilometer- und Kostenverläufe laden Sie als Datei. Sie legen fest, welche Spalte was enthält, prüfen einen Probelauf, der jede Zeile als bereit, doppelt oder fehlerhaft zeigt, und übernehmen erst dann. Doppelte Zeilen werden übersprungen, dieselbe Datei zweimal zu laden ergibt also nichts Neues. Es gibt keine Anbindung an einen Kartenanbieter, nur Ihre Datei.
In die Lohnabrechnung, und wer was sieht
Ist die Lohnmeldung eingeschaltet, wird der Vorteil zu einer Zeile je Fahrer, Fahrzeug und Monat, die erstattungsfähigen Kosten zu einer weiteren. Ein später eingereichter Beleg oder ein geänderter Preis wird im nächsten offenen Monat zur Korrektur. Kartenumsätze aus dem Import sind nicht erstattungsfähig, die Firma hat sie schon bezahlt.
Inhaber, Admin und HR sehen jedes Fahrzeug und jeden Vorteil. Halter und zusätzliche Fahrer sehen ihr eigenes Fahrzeug. Führungskräfte und Kollegen sehen weder Kosten noch Vorteil.
Häufige Fragen
Berechnet HR FLARE die 1 Prozent Regel?
Ersetzt der monatliche Eintrag ein Fahrtenbuch?
Müssen Fahrer jeden Monat etwas eintragen?
Kann ich Tankkartendaten importieren?
Sieht meine Führungskraft den Vorteil?
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