Éléments de paie : collectez le mois, contrôlez-le, transmettez-le
La plupart des petites entreprises ne font pas leur paie dans leur outil RH. Quelqu’un doit pourtant dire au cabinet comptable ce qui a changé ce mois-ci. HR FLARE le collecte, le contrôle et l’exporte, et laisse le calcul à sa place.
Un outil RH peut-il préparer la paie sans la faire ?
Oui. Le rapport d’éléments de paie rassemble les changements du mois, laisse les RH ajouter ou corriger des lignes, le valide et l’exporte dans un fichier que votre prestataire peut importer. HR FLARE ne calcule ni impôt ni cotisations, ne déclare rien à une administration et ne paie personne.
En bref
- Le rapport est un module optionnel. Il est désactivé tant qu’un propriétaire, un administrateur ou les RH ne l’activent pas, et eux seuls le voient.
- Entrées, sorties, changements de salaire, absences, jours d’arrêt maladie en nombre, avantages, voitures de société et montants de déplacements arrivent sous forme de lignes. Les RH ajoutent le reste à la main.
- L’export se fait en CSV. Colonnes, ordre, séparateur et format de date s’adaptent au fichier d’import de votre prestataire.
Ce que contient le rapport
Vous choisissez le mois et cliquez sur Collecter les changements. HR FLARE lit ce qui se trouve déjà dans le produit, personne ne ressaisit rien :
- Personnes : entrées et sorties, changements de salaire et de contrat, heures des étudiants salariés.
- Absences : les congés validés. Pour les arrêts maladie, seulement le nombre de jours ouvrés et le nombre d’épisodes commencés dans le mois. Le type et le motif de l’absence n’atteignent jamais le rapport.
- Avantages : chaque début, changement et fin d’un avantage, avec le montant que la paie doit traiter une fois la part de la personne déduite.
- Voitures de société : l’avantage d’usage privé de chaque conducteur et les frais avancés par le conducteur.
- Déplacements professionnels : les indemnités journalières et les frais des déplacements clôturés.
Chaque ligne porte une rubrique de paie, des heures, des jours ou un montant, et un centre de coûts. Le matricule est porté par la personne. Le fichier se lit ainsi sans étape intermédiaire. Les RH peuvent créer leurs propres lignes, par exemple un versement exceptionnel.
Les contrôles automatiques à la collecte
Une alerte est une information pour une personne. Rien n’est bloqué à cause d’une alerte.
| Contrôle | Ce qu’il regarde | Où il s’applique |
|---|---|---|
| Nom | Une personne sans prénom ou sans nom | Toutes les entreprises |
| Matricule | Une personne sans matricule de paie | Toutes les entreprises |
| Documents requis | Un document exigé pour le type de contrat est absent | Toutes les entreprises |
| Plafond des avantages | Les avantages en nature du mois face au plafond mensuel exonéré | Seulement si l’entreprise a fixé un plafond |
Chaque contrôle a son propre interrupteur, les plafonds sont des valeurs que l’entreprise peut modifier, et une alerte se confirme avec un commentaire qui enregistre qui et quand. Deux contrôles supplémentaires ne concernent que les entreprises en Allemagne et n’apparaissent nulle part ailleurs.
De la collecte à la transmission
- Collectez et relisez. Les alertes s’affichent au-dessus des lignes. Corrigez la source ou confirmez l’alerte avec un commentaire.
- Validez. Un propriétaire, un administrateur ou les RH valident. Si vous voulez un second regard, activez la seconde validation, désactivée par défaut.
- Le mois est verrouillé. La validation enregistre une copie du rapport. Une modification ultérieure ne la réécrit pas : elle apparaît comme ligne de correction dans le mois ouvert suivant.
- Envoyez ou téléchargez. Envoyez le PDF et le CSV à votre cabinet depuis HR FLARE, ou exportez le fichier, envoyez-le vous-même et marquez-le comme envoyé.
Ce qu’il ne fait pas
Aucun calcul de paie. HR FLARE ne calcule ni impôt ni cotisations, ne déclare rien à une administration et ne paie personne. Le rapport est la transmission des données, et votre cabinet ou votre prestataire de paie continue de faire la paie.
Comme le rapport contient des données de rémunération, seuls le propriétaire, les administrateurs et les RH l’ouvrent. Les managers ne le peuvent pas, ni l’opérateur de la plateforme. Ses modifications figurent dans le journal d’audit.
Questions fréquentes
HR FLARE calcule-t-il la paie ?
Qui peut voir le rapport d’éléments de paie ?
Que se passe-t-il si quelque chose change après la validation du mois ?
Puis-je adapter le CSV à mon prestataire ?
Le module est-il activé par défaut ?
Pour aller plus loin
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