Lohndaten an den Steuerberater: sammeln, prüfen, übergeben
Die Abrechnung macht Ihr Steuerbüro oder Lohnbüro, oft mit DATEV. Was jeden Monat bleibt, ist die Meldung: wer ist eingetreten, wer gegangen, was hat sich geändert. HR FLARE sammelt das aus den vorhandenen Daten, prüft es und liefert die Datei.
Kann HR-Software Lohndaten für DATEV vorbereiten, ohne selbst abzurechnen?
Ja. Die Lohnmeldung in HR FLARE sammelt die Änderungen des Monats, prüft sie, lässt HR Zeilen ergänzen und friert die freigegebene Fassung ein. Für Firmen in Deutschland gibt es den Export als DATEV-Datei für LODAS oder Lohn und Gehalt, für alle anderen ein CSV. Lohnsteuer und Sozialversicherung berechnet HR FLARE nicht.
Kurz gesagt
- Die Lohnmeldung ist ein optionales Modul. Es ist aus, bis Inhaber, Admin oder HR es einschalten, und nur diese Rollen sehen es.
- Eintritte, Austritte, Gehaltsänderungen, Abwesenheiten, Krankheitstage als Zahl, Zusatzleistungen, Dienstwagen und Reisekosten kommen als Zeilen. Weitere trägt HR von Hand ein.
- Exportiert wird als CSV, für deutsche Firmen auch als DATEV-Datei (LODAS, Lohn und Gehalt). Lassen Sie Ihr Steuerbüro vor dem ersten echten Monat eine Testdatei einlesen.
Was in die Lohnmeldung kommt
Monat wählen, „Änderungen sammeln“ drücken. HR FLARE liest, was ohnehin im System steht, und niemand tippt es ein zweites Mal ab:
- Personen: Eintritte und Austritte, Gehalts- und Vertragsänderungen, Stunden von Werkstudierenden.
- Abwesenheit: genehmigter Urlaub. Bei Krankheit nur die Zahl der Arbeitstage und die Zahl der Fälle, die im Monat begonnen haben. Art und Grund der Abwesenheit gelangen nie in die Meldung.
- Zusatzleistungen: jeder Beginn, jede Änderung und jedes Ende, mit dem Betrag, den die Abrechnung nach Abzug des Eigenanteils behandeln muss.
- Dienstwagen: der geldwerte Vorteil je Fahrer und die Kosten, die der Fahrer selbst vorgestreckt hat.
- Dienstreisen: Verpflegungspauschalen und Reisekosten abgeschlossener Reisen.
Jede Zeile hat eine Lohnart, Stunden, Tage oder einen Betrag und eine Kostenstelle. Die Personalnummer steht an der Person. So liest ein Lohnprogramm die Datei ohne Zwischenschritt. HR kann eigene Zeilen anlegen, zum Beispiel eine Einmalzahlung.
Automatische Prüfungen beim Sammeln
Ein Hinweis ist eine Information für einen Menschen. Nichts wird gesperrt und nichts blockiert.
| Prüfung | Was geprüft wird | Vorbelegt mit |
|---|---|---|
| Name | Person ohne Vor- oder Nachnamen | Immer aktiv |
| Personalnummer | Person ohne Personalnummer für die Lohnabrechnung | Immer aktiv |
| Pflichtunterlagen | Eine für die Vertragsart geforderte Unterlage fehlt | Immer aktiv |
| Sachbezugsgrenze | Sachbezüge des Monats gegen die steuerfreie Monatsgrenze | 50 Euro, anpassbar |
| Kurzfristige Beschäftigung | Arbeitstage im Jahr gegen die Tagesgrenze | 70 Tage, anpassbar |
| Werkstudierende | Stunden pro Kalenderwoche gegen die Wochengrenze | 20 Stunden, anpassbar |
Jede Prüfung hat einen eigenen Schalter. Die Grenzen sind Werte, die Ihre Firma ändern kann, mit Warnhinweis „amtlicher Wert“ und Änderungsprotokoll. Ein Hinweis lässt sich mit Kommentar bestätigen, wer und wann wird gespeichert.
Von der Sammlung bis zur Übergabe
- Sammeln und prüfen. Die Hinweise stehen über den Zeilen. Beheben Sie die Ursache oder bestätigen Sie den Hinweis mit einem Kommentar.
- Freigeben. Inhaber, Admin oder HR geben frei. Wer ein Vier-Augen-Prinzip möchte, schaltet die zweite Freigabe ein. Sie ist standardmäßig aus.
- Der Monat wird gesperrt. Mit der Freigabe wird ein Stand eingefroren. Spätere Änderungen schreiben ihn nicht um, sondern erscheinen als Korrekturzeile im nächsten offenen Monat.
- Senden oder herunterladen. PDF und CSV direkt an das Steuerbüro senden oder die Datei exportieren, selbst schicken und den Monat als gesendet markieren.
Der DATEV-Export
Das Datenmodell folgt DATEV Lohn: Personalnummer, Lohnarten mit firmeneigener Nummernzuordnung, Beraternummer, Mandantennummer, Abrechnungsmonat, Kostenstelle, Stunden, Tage und Beträge je Lohnart. Beraternummer, Mandantennummer und die Zuordnung der Lohnarten tragen Sie unter „Regeln“ ein. Aus dem eingefrorenen Stand erzeugt HR FLARE dann die Datei für LODAS oder für Lohn und Gehalt.
Eine Einschränkung sagen wir gleich: Das Dateiformat ist nach den veröffentlichten DATEV-Strukturen gebaut, aber noch nicht an Ihrem konkreten DATEV-Mandanten geprüft. Jedes Steuerbüro hat eigene Einstellungen. Lassen Sie deshalb vor dem ersten echten Monat eine Testdatei einlesen. Es ist keine Live-Schnittstelle zu DATEV, sondern eine Datei, die Ihr Steuerbüro importiert.
Ist Ihr Lohnprogramm ein anderes, nutzen Sie das CSV: Spalten, Reihenfolge, Überschriften, Trennzeichen, Dezimalzeichen und Datumsformat lassen sich so einstellen, wie die Importdatei Ihres Anbieters sie erwartet.
Was HR FLARE hier nicht tut
Keine Abrechnung. HR FLARE berechnet weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung, meldet nichts an Behörden oder Krankenkassen und zahlt niemanden aus. Die Lohnmeldung ist die Übergabe, die Abrechnung bleibt bei Ihrem Steuerbüro oder Lohnbüro.
Weil die Meldung Gehaltsdaten enthält, sehen nur Inhaber, Admin und HR sie. Führungskräfte nicht, und der Plattformbetreiber auch nicht. Änderungen stehen im Änderungsprotokoll.
Häufige Fragen
Berechnet HR FLARE die Lohnabrechnung?
Gibt es einen DATEV-Export?
Wer sieht die Lohnmeldung?
Was passiert, wenn sich nach der Freigabe noch etwas ändert?
Ist das Modul standardmäßig an?
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