Déplacements professionnels : valider avant, calculer l’indemnité, justifier après
Un déplacement exige une validation avant le départ, une indemnité calculée jour par jour et une note de frais qui renvoie au déplacement. HR FLARE relie les trois et montre aux collègues que quelqu’un est absent, sans dire où.
Comment gérer les déplacements professionnels et les indemnités journalières ?
La personne qui voyage demande le déplacement avec motif, destination, dates et moyen de transport. Un manager ou les RH le valident avant le départ. L’indemnité est calculée par jour selon vos montants, les frais sont rattachés au déplacement, et les montants arrivent à la paie sous forme de lignes que les RH valident.
En bref
- Déplacements professionnels est un module optionnel, désactivé tant qu’un propriétaire, un administrateur ou les RH ne l’activent pas.
- La validation est activée par défaut. Désactivée, la demande est approuvée aussitôt. Personne ne valide son propre déplacement, sauf l’unique propriétaire ou administrateur d’une entreprise d’une seule personne.
- Les montants d’indemnité, les déductions de repas et la règle des séjours longs sont des valeurs que fixe votre entreprise. Pour la France, rien n’est prérempli.
Le parcours d’un déplacement
- Demande. Titre, motif, destination avec pays et ville, projet facultatif, dates et heures, transport, et une ou plusieurs personnes qui voyagent. Un déplacement vers deux lieux reçoit une étape supplémentaire avec la date à laquelle la personne repart.
- Validation. Les RH, le propriétaire, un administrateur ou un manager au-dessus de tous les voyageurs décident. Si un propriétaire voyage, seuls un propriétaire ou un administrateur décident par défaut, et l’entreprise peut changer cela.
- Le déplacement. Les pointages des jours de déplacement portent le déplacement, ce qui permet de rattacher les heures travaillées sur place. Les collègues voient que la personne est en déplacement professionnel, par défaut sans voir où.
- Clôture. À la clôture, l’indemnité est figée par personne et par jour. Une modification ultérieure des montants ne touche pas un déplacement clôturé.
Comment l’indemnité journalière est calculée
Le calcul examine chaque jour du déplacement. Un déplacement sur une seule journée ne reçoit le montant partiel que si l’absence dépasse le seuil que vous fixez. Pour un déplacement avec nuitées, le jour d’arrivée et le jour de retour comptent comme partiels et chaque jour intermédiaire comme journée complète. Si une heure ou un montant manque, le jour apparaît comme inconnu et attend une correction manuelle. HR FLARE ne devine jamais un montant.
- Montants : un pour la journée complète et un pour la journée partielle dans le pays de l’entreprise, et un par pays pour les déplacements à l’étranger. Vous pouvez tenir votre propre tableau pour n’importe quel pays et n’importe quelle devise.
- Repas : les repas fournis un jour réduisent le montant selon les pourcentages que vous définissez, jamais en dessous de zéro. Les petits-déjeuners compris dans l’hôtel proviennent de la note de frais.
- Séjours longs : après un nombre de mois au même endroit, les montants peuvent être réduits. Sans pourcentage, ils tombent à zéro ensuite.
- Corrections : les RH peuvent écraser le montant d’un jour, et un motif est obligatoire.
D’où viennent les chiffres
Aucun montant légal d’un pays n’est utilisé pour une entreprise qui n’y est pas établie.
| Pays de l’entreprise | Prérempli par HR FLARE | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| France et tout pays autre que l’Allemagne | Rien. Un montant manquant s’affiche comme manquant | Saisissez vos propres montants, ou votre propre tableau par pays avec sa devise |
| Allemagne | Les valeurs officielles allemandes | Les comparer une fois par an aux règles en vigueur |
| Aucun pays défini | Rien, et aucun chiffre d’un pays n’est utilisé | Définissez d’abord le pays de l’entreprise |
Une valeur préremplie est une facilité, pas un conseil juridique. L’entreprise reste responsable des montants qu’elle utilise.
Les frais qui appartiennent au déplacement
Une note de frais peut renvoyer à un déplacement auquel la personne a participé, y compris un déplacement annulé après que l’argent a été dépensé. Elle indique comment elle a été payée (argent personnel, carte de l’entreprise ou facture à l’entreprise) et qui a réservé. Seul l’argent personnel est remboursé à la personne, les deux autres cas sont enregistrés pour que le coût du déplacement soit complet.
- Hôtel : nuits et petits-déjeuners compris. Si vous fixez un plafond par nuit, la part au-dessus est à la charge de la personne et n’est pas remboursée. Le plafond peut varier d’une personne à l’autre.
- Réceptions : un repas d’affaires avec des invités demande les participants, leur nombre et le motif.
- Délai : un délai de remise des notes de frais avec rappels évite que les justificatifs arrivent des mois plus tard.
Paie et confidentialité
Les indemnités et la part d’une note de frais que la paie doit traiter passent aux éléments de paie sous forme de lignes que les RH valident. HR FLARE ne paie rien lui-même. La personne qui voyage, ceux qui valident, ainsi que le propriétaire, les administrateurs et les RH voient les données du déplacement. Les notifications sont rédigées de façon neutre, sans destination et sans titre.
Questions fréquentes
Un déplacement professionnel doit-il être validé ?
Les montants d’indemnités sont-ils intégrés ?
Mes collègues voient-ils où je voyage ?
HR FLARE paie-t-il les indemnités ?
Et si quelqu’un oublie de remettre ses frais ?
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