HR Software für Startups und Agenturen, die nicht stillstehen

Warum kracht es in Agenturen immer am Montagmorgen?

Sie kennen das vermutlich. Montagmorgen, das Statusmeeting hat noch nicht mal angefangen. Der Kunde schreibt, dass der Relaunch doch schon Ende nächster Woche live gehen soll. Sie schauen in die Runde und merken: Die Art-Direktorin ist ab Mittwoch im Urlaub, das hatten Sie vor sechs Wochen genehmigt. Der Frontend-Entwickler sitzt heute im Homeoffice, und ob die Werkstudentin diese Woche zwei oder drei Tage da ist, steht in einer Tabelle, die zuletzt im März jemand gepflegt hat.

Niemand hat etwas falsch gemacht. Die Information war nur an vier Orten verteilt: im Postfach, im Kalender, in einer Excel-Liste und im Kopf der Geschäftsführung. Genau da setzt Personalsoftware für eine Agentur an. Nicht als großes HR-Projekt, sondern als der eine Ort, an dem Urlaub, Anwesenheit und Auslastung nebeneinander stehen.

Die meisten HR-Suiten sind für Unternehmen mit eigener Personalabteilung gebaut. In einer Agentur mit 12 oder 30 Leuten macht HR aber meist die Geschäftsführung nebenbei, oder das Office Management zwischen Rechnungen und Kundenterminen. Die Frage ist deshalb ganz praktisch: Läuft das Tool nach einem Abend, und verstehen es Ihre Leute ohne Schulung?

Wie plant man Urlaub gegen Deadlines, ohne dass jemand verzichten muss?

Urlaub ist in Agenturen selten das Problem. Das Problem ist, dass Urlaub und Projektplanung in zwei verschiedenen Welten leben. Die Genehmigung passiert im März, der Kunde verschiebt im Mai, und im Juni sitzen Sie mit halbem Team vor dem wichtigsten Launch des Quartals.

In HR FLARE stellen Ihre Leute den Urlaubsantrag selbst, die zuständige Person gibt ihn frei, und der Resturlaub stimmt danach für beide Seiten. Feiertage werden mitgerechnet, Übertrag aus dem Vorjahr ebenso. Ob Sie den Jahresanspruch am 1. Januar komplett vergeben oder monatlich aufbauen, stellen Sie selbst ein. Wenn Ihr Team mit GitHub arbeitet und Termine im Google Kalender pflegt, zeigt die Auslastungsansicht außerdem, wer gerade viel auf dem Tisch hat. So sehen Sie bei der nächsten Anfrage auf einen Blick, ob die Woche noch trägt.

Das ersetzt kein Projektmanagement-Tool, und das soll es auch nicht. Es sorgt nur dafür, dass niemand mehr einen Termin zusagt, ohne zu wissen, wer in der Woche überhaupt da ist.

Wer ist heute im Büro und wer im Homeoffice?

Hybride Teams haben ein ganz eigenes Alltagsproblem: Man weiß nie genau, wer da ist. Lohnt sich der Weg ins Büro für den Workshop? Sitzt die Kollegin aus dem Design heute am Schreibtisch nebenan oder zu Hause?

Das Virtual Office in HR FLARE beantwortet genau diese Frage. Es zeigt live, wer im Büro ist, wer im Homeoffice arbeitet und wer im Urlaub ist, gespeist aus der Zeiterfassung und den genehmigten Abwesenheiten. Keine Umfrage im Teamchat, kein Rätselraten. Für die Abstimmung danach gibt es interne Nachrichten mit Direktnachrichten, Gruppen und Kanälen sowie Ankündigungen für alle.

Was muss eine Agentur bei Arbeitszeit und DSGVO beachten?

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 gilt in Deutschland grundsätzlich eine Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen. Das betrifft auch die kreative Agentur mit Vertrauensarbeitszeit, Werkstudierende und Minijobber. Wir halten das für keinen Grund zur Panik, wohl aber für einen guten Anlass, die Excel-Liste abzulösen.

HR FLARE hilft Ihnen dabei mit ein paar klaren Bausteinen:

• Kommen und Gehen im Browser oder am Handy stempeln, auch aus dem Homeoffice.
• Stundenzettel mit Freigabe durch die Führungskraft, damit Korrekturen nachvollziehbar bleiben.
• Auf die DSGVO ausgelegt, mit Datenexport, wenn jemand Auskunft über die eigenen Daten verlangt.
• Rollen und Rechte, damit Mitarbeitende ihre eigenen Daten sehen und nicht die der anderen.

Wie genau Sie die Zeiterfassung in Ihrer Agentur ausgestalten, etwa bei Überstunden oder mit einem Betriebsrat, sollten Sie mit Ihrer Rechtsberatung klären. Die Software liefert die Daten, die Bewertung bleibt bei Ihnen.

Wie läuft Onboarding, wenn der erste Tag remote ist?

Neue Leute starten in Agenturen oft mitten in einem laufenden Projekt. Da bleibt keine Zeit, am ersten Tag nach dem Laptop oder dem Zugang zum Kundenordner zu suchen. In HR FLARE senden Sie den Arbeitsvertrag vorab zur E-Signatur. Für manche Vereinbarungen verlangt das Gesetz allerdings eine strengere Form, prüfen Sie das also im Einzelfall. Die Onboarding-Checkliste wartet beim ersten Login: Zugänge, Ausstattung, Ansprechpartner, wichtige Dokumente. Das Organigramm zeigt, wer wofür zuständig ist.

Und wenn Sie Verstärkung suchen: Stellenanzeigen mit öffentlichem Karriere-Link sind dabei, und die KI liest jeden Lebenslauf und füllt die Bewerbung für Sie aus.

Was kann der KI-Assistent für eine Agentur tun?

Die meisten HR-Fragen in einer Agentur sind klein und kommen im falschen Moment. Wie viele Urlaubstage habe ich noch? Wer ist am Freitag nicht da? Welche Stundenzettel warten noch auf Freigabe? Der KI-Assistent in HR FLARE beantwortet solche Fragen aus Ihren eigenen Personaldaten und erledigt auch Aufgaben für Sie. Er sieht dabei nur, was Ihre Rolle sehen darf.

Wenn Ihr Team ohnehin mit ChatGPT oder Claude arbeitet, verbinden Sie HR FLARE per MCP und fragen direkt von dort. Für uns ist das der eigentliche Fortschritt: weniger Klicks durch Menüs, mehr normale Fragen.

Was kostet HR FLARE, und was gilt ab 6 Leuten?

Für bis zu 5 Mitarbeitende ist HR FLARE kostenlos, eine Kreditkarte brauchen Sie nicht. Wächst Ihre Agentur darüber hinaus, finden Sie die Tarife auf der Preisseite. Ihre Daten und Einstellungen bleiben dabei, wie sie sind.

Damit Sie wissen, woran Sie sind: HR FLARE hält Lohnunterlagen mit Brutto, Abzügen und Netto geordnet und stellt allen ihre Lohnabrechnungen bereit. Die Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherung bleibt bei Ihrem Steuerbüro, und ein DATEV-Ersatz ist HR FLARE nicht. Dazu kommen Spesen mit Belegscan, Mitarbeitergespräche, eine Dokumentenablage und das Mitarbeiterverzeichnis. Die App läuft im Browser, als Mac-App und als installierbare App fürs Handy über die Seite App holen.